Come rispettare le leggi sull'occupazione in Spagna quando si assumono talenti internazionali?

1. Introduzione: Le leggi sul lavoro in Spagna e il panorama della compliance 2025

La Spagna è da tempo una porta strategica per l'Europa meridionale. La sua posizione di quarta economia dell'Eurozona, le infrastrutture moderne e la forza lavoro bilingue qualificata ne fanno un hub naturale per la crescita regionale. Tuttavia, con l'intensificarsi della vigilanza normativa nel 2025, i datori di lavoro stranieri devono allineare le loro ambizioni di mercato con la meticolosa osservanza di queste leggi, in particolare quando assumono dipendenti in Spagna.

Che la vostra azienda stia aprendo una filiale locale o assumendo in Spagna, sbagliare le leggi sul lavoro può avere conseguenze pesanti. Le leggi sul lavoro in Spagna si stanno modernizzando per riflettere i valori europei di trasparenza, sicurezza sociale ed equità sul posto di lavoro. Questi cambiamenti sono benvenuti, ma anche attentamente monitorati.

Perché ora?

Nel 2025 stanno convergendo diversi sviluppi:

• Tra i più significativi c'è la proposta di ridurre la settimana lavorativa legale a 37,5 ore. A maggio 2025, questa misura è stata approvata come disegno di legge dal Consiglio dei ministri, ma è ancora in fase di discussione e approvazione parlamentare. La data di attuazione finale e i requisiti specifici possono essere soggetti a modifiche durante l'iter legislativo del disegno di legge. Tuttavia, il Ministero del Lavoro ha indicato l'intenzione di adeguare i contratti collettivi alla settimana lavorativa di 37,5 ore entro la fine del 2025, suggerendo alle aziende di iniziare a prepararsi per l'adeguamento, anche se la riforma non è ancora stata definitivamente promulgata.

• Analogamente, lo stesso disegno di legge prevede l'obbligo di registrazione digitale dell'orario di lavoro e il rafforzamento dei controlli sui registri delle ore di lavoro. Sebbene l'entrata in vigore di queste misure sia prevista entro la fine del 2025, le imprese devono tenere presente che l'obbligo di legge diventerà effettivo solo dopo l'approvazione definitiva del Parlamento e la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale dello Stato (Boletín Oficial del Estado).

• Gli accordi di lavoro temporaneo e freelance sono strettamente regolamentati e un'errata classificazione può provocare audit e sanzioni.

• L'occupazione transfrontaliera e la condivisione dei dati tra le agenzie dell'UE hanno reso i datori di lavoro stranieri più visibili e più vulnerabili.

Quali sono i rischi per le aziende che non rispettano le leggi sul lavoro in Spagna?

Le sanzioni per la mancata osservanza delle norme sul lavoro sono severe:

Fino a 187.515 euro di multe per le infrazioni più gravi, comprese le violazioni salariali o l'occupazione non autorizzata.

Le richieste di arretrati per ferie non pagate, contratti non corretti o bonus non allineati ai CCNL possono includere anche 20 giorni di stipendio all'anno o 33 giorni di stipendio all'anno, a seconda del tipo di licenziamento e della durata dell'anno di lavoro.

Obblighi fiscali retroattivi se la vostra presenza fa scattare lo status di Permanent Establishment (PE)

Reintegrazione legale dei dipendenti in caso di mancata osservanza delle procedure di licenziamento.

La conformità non è solo una funzione HR. È un imperativo reputazionale, operativo e finanziario, soprattutto per i dirigenti che vogliono scalare in modo responsabile.

2. Principi chiave del diritto del lavoro spagnolo che ogni datore di lavoro deve comprendere

Il diritto del lavoro spagnolo è tra i più protettivi d'Europa. È disciplinato dallo Statuto dei lavoratori e rafforzato da contratti collettivi di lavoro (CCNL), che lasciano poco spazio all'improvvisazione.

Panoramica delle leggi sul lavoro e dello statuto dei lavoratori in Spagna

L'Estatuto de los Trabajadores stabilisce le tutele minime:

• Tipi di contratto di lavoro in Spagna e diritti di recesso
• Orario di lavoro in Spagna, permessi retribuiti e pause di riposo
• Periodi di preavviso e regole per la cessazione del rapporto di lavoro
• Condizioni di lavoro, obblighi di antidiscriminazione e parità di trattamento

Ogni contratto di lavoro deve essere conforme a questo statuto e, se un contratto collettivo di lavoro prevede condizioni più favorevoli, queste hanno la precedenza.

Capire le ACB: La sovrapposizione settoriale in Spagna

Gli ACB(convenios colectivos) si applicano alla maggior parte dei settori e delle professioni in Spagna. Spesso specificano:

• Stipendi minimi per ruolo o anzianità
• Bonus specifici per il settore
• Limiti dell'orario di lavoro e programmazione
• Politiche di rimborso per il lavoro a distanza

I dirigenti devono sapere quale CBA si applica a ciascuna funzione, come ad esempio l'ospitalità, la tecnologia e la logistica, in quanto questi criteri prevalgono sulle politiche aziendali.

Tipi di contratti di lavoro in Spagna

1. Indefinito (permanente) - l'opzione predefinita e più sicura
2. Tempo determinato - deve essere giustificato e limitato nel tempo; l'uso improprio comporta la conversione automatica a tempo indeterminato.
3. Formazione/tirocinio - ora con un tetto massimo del 20% del personale; richiede un compenso adeguato e la pertinenza dei compiti.

Orario di lavoro in Spagna e ferie annuali

• Limite legale per un dipendente a tempo pieno in Spagna: 37,5 ore settimanali (riforma del 2025)
• Riposo: Nove ore di riposo giornaliero e un periodo di riposo settimanale di 1,5 giorni.
• Ferie: 30 giorni di calendario di ferie pagate, più 14 giorni festivi.

Le procedure di rilevazione delle ore in Spagna sono ora digitali per legge. I fogli di calcolo e i registri cartacei non sono più conformi. In Spagna, la maggior parte delle aziende applica la jornada intensiva il venerdì, lavorando dalle 9.00 alle 15.00 o dalle 8.00 alle 14.00 senza pausa, e spesso anche nei mesi di luglio e agosto. Il limite di ore nei contratti non è mai indicato per settimana, ma per anno. Il massimo annuale dipende dal contratto collettivo (per esempio, in ALTIOS è di 1.765 ore/anno).

Registrazione della sicurezza sociale

Tutti i dipendenti in Spagna hanno diritto a essere iscritti alla Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) prima del loro primo giorno di lavoro. Importante: il contributo del datore di lavoro è limitato. Al di sopra di uno stipendio di 50.000 euro, rimane invariato, pari a circa 1.640 euro al mese nel 2025. Copre: 

• Pensione (18,5%)
• Disoccupazione (3,5%)
• Assicurazione sul lavoro e protezione dei salari (1,6%)

Per saperne di più o per registrarsi online, visitate il sito web del TGSS.

3. Assunzione di dipendenti stranieri in Spagna: Leggi e regolamenti 

L'assunzione a livello internazionale in Spagna richiede la selezione di una struttura conforme:

Modelli legali

Assunzione diretta tramite un ente locale

È la soluzione più adatta per le aziendegià costituite in Spagna o per chi sta pianificando investimenti a lungo termine.

Se avete una società registrata in Spagna (ad esempio, SL o SA), potete assumere direttamente i dipendenti secondo la legge spagnola. Dovete :

• Registrazione presso l'autorità spagnola per la sicurezza sociale (TGSS)
• Elaborazione delle buste paga in Spagna e compilazione dei rapporti fiscali locali
• Bozza di contratti di lavoro spagnoli allineati ai CBA applicabili. Il modello di contratto è obbligatorio e si chiama Modelo 030. Per aggiungere clausole, è previsto un allegato al contratto.
  

Vantaggi principali:

• Forte controllo sulle condizioni di lavoro
• Capacità di offrire benefit locali, equità o percorsi di carriera
• Più attraente per i candidati di alto livello
  

Rischi di conformità:

• Responsabilità totale del datore di lavoro
• Creazione di una Stabilizzazione Permanente se le operazioni superano determinate soglie (vedi Sezione 6)

Società controllata - Presenza legale completa (Sociedad Limitada o Sociedad Anónima)

Ideale per le aziende impegnate nell'espansione del mercato e nella presenza locale.

La costituzione di una filiale consente una piena autonomia occupazionale. La costituzione di una SL o di una SA richiede circa un mese, ma se si tratta di una filiale di un'azienda straniera, sono necessari almeno tre mesi e si tratta di :

• Costituzione legale (ad esempio, Sociedad Limitada)
• Registrazione fiscale e contabile locale
• Indirizzo dell'ufficio, conti bancari e nomina del direttore
• Firmate la costituzione davanti a un notaio spagnolo, quindi registrate la società presso il Registro Commerciale (Registro Mercantil) per ottenere le escrituras de constitución.

Visto e autorizzazione al lavoro 

1. Carta blu UE

• Per i professionisti altamente qualificati non appartenenti all'UE
• Stipendio: 1,5× media nazionale o 1,2× nei settori con carenza di personale
• Rinnovabile fino a 4 anni

2. Visto per professionisti altamente qualificati

• Per ruoli tecnici o manageriali
• Visto di due anni rinnovabile

3. Visto di avviamento

• Per i fondatori nei settori dell'innovazione
• Permesso di 3 anni, richiesto un piano aziendale ENISA

Registrazione alla sicurezza sociale e NIE: due passi obbligatori

• Il NIE (documento d'identità straniero) è obbligatorio per contratti, buste paga e residenza.
• La registrazione al TGSS conferma che il dipendente è iscritto all'assistenza sanitaria e alle pensioni.

I numeri NIE si ottengono tramite la Dirección General de la Policía o i consolati locali. Per le procedure dettagliate, visitare il sito web del Ministero degli Interni.

4. Retribuzione, benefit e buste paga: Quali sono le norme del diritto del lavoro in Spagna? 

Quando si assume in Spagna, la retribuzione e i benefit sono più che un semplice contratto: sono obblighi di legge. La legge spagnola impone livelli salariali minimi, strutture di pagamento specifiche e un'ampia gamma di benefit previsti dalla legge. Il mancato rispetto di questi requisiti può portare a multe, reclami dei dipendenti o contestazioni da parte degli ispettori del lavoro.

Salario minimo in Spagna e 14 mesi di stipendio

• Secondo la Fondazione WageIndicator, il salario minimo in Spagna è di: 1.184 euro/mese (×14 mesi = 16.576 euro/anno).
• Diviso in 12 rate mensili 
• Gli ACB di settore possono richiedere stipendi o bonus più elevati.

Quando si offre un pacchetto competitivo, occorre fare un benchmark sia rispetto ai minimi nazionali sia rispetto alla convenio colectivo specifica del settore.

Salute e sicurezza: Congedi e benefici retribuiti 

• Congedo per malattia: Le norme che regolano l'indennità di malattia dipendono anche dal contratto collettivo, che può migliorare quelle stabilite dalla Sicurezza Sociale. Il minimo è il seguente:

1. Malattie comuni e infortuni non professionali: 60% della base contributiva dal 4° al 20° giorno incluso, poi 75% dal 21° giorno in poi.
2. Malattie professionali o infortuni sul lavoro: 75% della base contributiva a partire dal giorno successivo all'inizio del congedo per malattia.
3. Mestruazioni secondarie invalidanti: dal 1° al 20° giorno: 60%, poi 75% dal 21° giorno in poi.
4. Interruzione della gravidanza e congedo a partire dalla 39a settimana di gestazione: 1° giorno pagato al 100% dello stipendio, dal 2° al 20° giorno: 60%, poi 75% dal 21° giorno in poi. Per ulteriori informazioni, consultare il sito web della Seguridad Social. 

Tuttavia, una convenio può richiedere all'azienda di pagare i primi tre giorni al 100% (cioè a proprie spese). Il convenio definirà se e come l'azienda integra la parte di salario non coperta dalla previdenza sociale.

• Ferie: 30 giorni di calendario/anno
• Congedo di maternità e paternità: 16 settimane interamente retribuite (le prime 6 obbligatorie)
• Novità del 2025 Congedo parentale: 8 settimane utilizzabili fino al compimento dell'ottavo anno di età del bambino

Utilizzate strumenti centralizzati di monitoraggio delle assenze per documentare l'utilizzo delle ferie, soprattutto quando lavorate con team remoti o ibridi.

Contributi sociali: Quota del datore di lavoro e del dipendente

Varia molto a seconda della posizione e dell'accordo. Inoltre, il contributo previdenziale del dipendente è molto basso, ma l'imposta sul reddito è molto alta e dipende dall'età, dal numero di figli, dal livello di istruzione, ecc.

• Datore di lavoro: ~23,6% del salario lordo
• Dipendente: ~6,35% di trattenuta

Suggerimento: i mancati pagamenti possono comportare interessi di mora automatici, l'esclusione dalle sovvenzioni e, in casi estremi, la responsabilità personale degli amministratori.

Cicli di paga e conformità delle buste paga

Le paghe devono essere elaborate mensilmente e ogni dipendente deve ricevere una busta paga(nómina) formattata a norma di legge con i seguenti elementi:

• Stipendio base
• Compenso variabile (ad esempio, commissioni, bonus)
• Contributi sociali
• Tempo, indennità o benefici in natura
• Ritenuta per l'imposta sul reddito delle persone fisiche (IRPF)
  

Le buste paga imprecise o incomplete sono un segnale di allarme durante le ispezioni sul lavoro e possono comportare multe o richieste di arretrati.

Best Practice: Utilizzare un fornitore di buste paga certificato o un commercialista locale con esperienza nelle strutture specifiche del CBA, in particolare per i team multiruolo.

Lavoro a distanza e diritti di disconnessione digitale in Spagna 

• Rimborso per lavoro a distanza: Per attrezzature, internet, ecc.
• Disconnessione digitale: Niente e-mail o chiamate dopo l'orario di lavoro; è necessaria una politica applicabile.

5. Regole di risoluzione e licenziamento in Spagna: Evitare errori costosi

È più facile licenziare qualcuno in Spagna che in Francia o in Germania, ma più complicato che negli Stati Uniti o in America Latina. Il periodo di preavviso è generalmente di sole due settimane nella maggior parte dei casi. Tuttavia, licenziare un dipendente senza rispettare tutti i requisiti può comportare non solo una costosa liquidazione, ma anche il reintegro in tribunale, danni alla reputazione e sanzioni pecuniarie.

Tipi di licenziamento in Spagna

La legge spagnola prevede tre categorie principali di licenziamento, ciascuna con procedure e conseguenze diverse:

1. Licenziamento oggettivo (Despido objetivo)

Utilizzato per: Ragioni economiche, organizzative o tecniche

I licenziamenti oggettivi devono essere accuratamente documentati e allineati con i dati finanziari dell'azienda.

2. Licenziamento disciplinare (Despido disciplinario)

Utilizzato per: Comportamento scorretto dei dipendenti (ad esempio, frode, ritardi ripetuti, disobbedienza).

Se il licenziamento disciplinare viene successivamente ritenuto ingiustificato da un tribunale del lavoro, l'azienda deve reintegrare il dipendente o pagare un'indennità più elevata.

3. Licenziamento ingiustificato o improprio (Despido improcedente)

Ciò avviene quando non sono soddisfatti i requisiti legali o procedurali per il licenziamento.

Conseguenze:

Il datore di lavoro deve offrire il reintegro con le retribuzioni arretrate o pagare un'indennità compensativa: 33 giorni di stipendio per anno di servizio (se il contratto è successivo al 2012) o 20 giorni di stipendio per anno in caso di licenziamento economico. Può essere aumentata in base all'accordo e ha un tetto massimo di un anno di stipendio (cioè un massimo di 12 anni di anzianità presi in considerazione).

Processo Requisiti per la cessazione del rapporto di lavoro 

Per licenziare legalmente un dipendente, i datori di lavoro devono:

• Emettere un avviso scritto con motivazione
• Fornire il pagamento finale entro 48 ore
• Depositare la cancellazione dal sistema di previdenza sociale spagnolo.

Richiesto quando si licenzia:

• 10+ employees (companies <100)
• 10% della forza lavoro (100-300)
• 30+ dipendenti (aziende >300)

Deve prevedere un periodo di consultazione, un piano di licenziamento e la presentazione alle autorità del lavoro.

Per ulteriori informazioni sui protocolli di cessazione, visitate il portale ufficiale SEPE, gestito dalServicio Público de Empleo Estatal (SEPE).

6. Rischio di stabilimento permanente e responsabilità del datore di lavoro 

L'assunzione di dipendenti in Spagna, soprattutto prima della costituzione di una società locale, può far scattare inavvertitamente lo status di Permanent Establishment (PE). Per le midcap e le PMI in crescita, questo è uno dei rischi più trascurati e costosi nell'attività commerciale in Spagna.

Stabilire una PE significa che la Spagna può trattare legalmente la vostra azienda straniera come se avesse una presenza locale imponibile, con tutte le responsabilità aziendali e lavorative che ne derivano.

Quali sono i fattori che determinano la PE in Spagna?

Scenario	Livello di rischio PE	Spiegazione
Assunzione di un rappresentante commerciale in Spagna	Alto	La negoziazione o la chiusura di accordi a livello locale da parte di un dipendente è un classico innesco della PE.
Utilizzo di spazi di coworking per il lavoro regolare	Medio	L'uso frequente può essere considerato come una "sede fissa di lavoro".
Incontri con i clienti in Spagna	Medio	Non è un fattore scatenante di per sé, ma il rischio aumenta con la frequenza o la formalizzazione.
Fatturazione di clienti spagnoli dall'estero	Medio-basso	Dipende dal livello di attività e visibilità locale.

Rischi della creazione di una PE

• Imposta sulle società del 25% sul reddito attribuibile alla Spagna
• Obblighi salariali locali
• Registrazione retrodatata con multe e interessi

Strategie di mitigazione

• Limitare l'autorità contrattuale del personale con sede in Spagna
• Evitare di utilizzare indirizzi locali per attività commerciali formali
• Canali di fatturazione e vendita separati

7. Suggerimenti strategici sulla conformità delle risorse umane per le medie imprese e le PMI in Spagna

Prima dell'assunzione:

• Eseguire una revisione bancaria certificata (CBA), controllare
• Convalidare i contratti in base alla legge locale
• Budget per 12 mesi di stipendio e contributi

Durante le operazioni:

• Utilizzare un manuale delle risorse umane specifico per la Spagna
• Automatizzare le buste paga e la rilevazione digitale delle presenze
• Formare i manager locali sulle norme in materia di occupazione

Trigger strategici per la revisione delle risorse umane:

• Giri di raccolta fondi
• Entrata o uscita dal mercato
• Assunzione o licenziamento di dirigenti
• Scala della forza lavoro

Ad esempio, licenziare un dirigente di medio livello senza allineare il licenziamento al CBA potrebbe comportare il reintegro in tribunale o la corresponsione di stipendi arretrati.

8. Cosa cambia nel 2025: Riassunto delle riforme del diritto del lavoro in Spagna

Il quadro normativo spagnolo in materia di lavoro è in un periodo di transizione, con riforme significative all'esame del Parlamento nel 2025. Le modifiche più importanti proposte includono:

• Riduzione della settimana lavorativa standard a 37,5 ore (senza riduzione dello stipendio)
• Tracciamento digitale del tempo obbligatorio per tutte le aziende
• Ampliamento del congedo parentale
• Regolamentazione più severa dei contratti temporanei e di tirocinio
• Nuovi requisiti per la rendicontazione delle metriche ESG e del lavoro

Sebbene queste riforme siano state portate avanti attraverso le trattative tra governo e sindacati e siano state approvate come bozza di legge, non sono ancora pienamente attuate. Le aziende devono seguire da vicino il processo legislativo e iniziare i preparativi interni, ma devono continuare a rispettare l'attuale quadro normativo fino alla pubblicazione ufficiale e all'entrata in vigore delle nuove leggi locali sul lavoro.

9. Conclusioni: Un approccio proattivo alla gestione delle risorse umane e al diritto del lavoro in Spagna

La Spagna offre una piattaforma eccezionale per l'espansione internazionale. Grazie alla sua posizione strategica, al pool di talenti qualificati e all'accesso ai mercati europei, non sorprende che le midcap e le PMI in crescita continuino a dare priorità alla Spagna nelle loro strategie globali.

Ma il 2025 non è un anno di ordinaria amministrazione. Le riforme legali, i meccanismi di applicazione digitale e le crescenti aspettative dei dipendenti fanno sì che la compliance occupazionale sia ora una priorità strategica, non solo una funzione HR.

Se la vostra azienda sta assumendo in Spagna - che si tratti di uno specialista a distanza o di un intero team di vendita - il successo dipende dalla capacità di integrare il diritto del lavoro nella pianificazione, nella governance e nelle operazioni quotidiane.

Punti d'azione a livello C:

• Consultare un legale prima dell'assunzione
• Scegliere il giusto modello di assunzione legale (Entità o ibrido)
• Implementare sistemi scalabili per le buste paga, la rilevazione degli orari e i permessi.
• Formazione dei team interni sui requisiti 2025

Così facendo, proteggerete il vostro marchio, attirerete i migliori talenti e costruirete una base duratura per la crescita europea.