1. Wprowadzenie: Przepisy prawa pracy w Hiszpanii i krajobraz zgodności z przepisami w 2025 r.
Hiszpania od dawna jest strategiczną bramą do Europy Południowej. Jej pozycja jako czwartej co do wielkości gospodarki strefy euro, nowoczesna infrastruktura i wykwalifikowana dwujęzyczna siła robocza sprawiają, że jest to naturalne centrum rozwoju regionalnego. Jednak w miarę nasilania się nadzoru regulacyjnego w 2025 r. zagraniczni pracodawcy muszą teraz dostosować swoje ambicje rynkowe do skrupulatnego przestrzegania tych przepisów, zwłaszcza przy zatrudnianiu pracowników w Hiszpanii.
Niezależnie od tego, czy Twoja firma otwiera lokalną spółkę zależną, czy też zatrudnia pracowników w Hiszpanii, niewłaściwe przestrzeganie przepisów prawa pracy może mieć poważne konsekwencje. Przepisy prawa pracy w Hiszpanii są obecnie modernizowane w celu odzwierciedlenia europejskich wartości w zakresie przejrzystości, zabezpieczenia społecznego i sprawiedliwości w miejscu pracy. Zmiany te są mile widziane, ale także ściśle monitorowane.
Dlaczego teraz?
W 2025 r. zbiegnie się kilka wydarzeń:
- Do najważniejszych z nich należy proponowane skrócenie ustawowego tygodnia pracy do 37,5 godziny. Od maja 2025 r. środek ten został zatwierdzony jako projekt ustawy przez Radę Ministrów, ale nadal jest przedmiotem debaty parlamentarnej i zatwierdzenia. Ostateczna data wdrożenia i szczegółowe wymogi mogą ulec zmianie w trakcie procesu legislacyjnego. Ministerstwo Pracy wyraziło jednak zamiar dostosowania układów zbiorowych pracy do 37,5-godzinnego tygodnia pracy do końca 2025 r., co sugeruje, że firmy powinny zacząć przygotowywać się do zgodności, mimo że reforma nie została jeszcze ostatecznie uchwalona.
- Podobnie, ten sam projekt ustawy obejmuje wymóg obowiązkowego cyfrowego rejestrowania czasu pracy i wzmocnionej kontroli nad rejestrami godzin pracy. Chociaż oczekuje się, że środki te wejdą w życie przed końcem 2025 r., przedsiębiorstwa powinny pamiętać, że obowiązek prawny wejdzie w życie dopiero po ostatecznym zatwierdzeniu przez parlament i opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Stanu (Boletín Oficial del Estado).
- Ustalenia dotyczące pracy tymczasowej i freelancerów są ściśle regulowane, a błędna klasyfikacja może skutkować audytami i karami.
- Zatrudnienie transgraniczne i wymiana danych między agencjami UE sprawiły, że zagraniczni pracodawcy stali się bardziej widoczni i podatni na zagrożenia.
Jakie ryzyko ponoszą firmy, które nie przestrzegają hiszpańskich przepisów prawa pracy?
Kary za nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy są surowe:
Do 187 515 euro grzywny za poważne wykroczenia, w tym naruszenia płac lub nieuprawnione zatrudnienie
Roszczenia o zaległe wynagrodzenie za bezpłatny urlop, nieprawidłowe umowy lub premie niezgodne z układami zbiorowymi pracy mogą również obejmować 20 dni wynagrodzenia rocznie lub 33 dni wynagrodzenia rocznie, w zależności od rodzaju zwolnienia i długości roku zatrudnienia.
Obowiązki podatkowe z mocą wsteczną, jeśli obecność użytkownika powoduje uzyskanie statusu stałego zakładu (PE)
Prawne przywrócenie pracowników do pracy w przypadku nieprzestrzegania procedur zwolnienia
Zgodność z przepisami to nie tylko funkcja HR. Jest to imperatyw reputacyjny, operacyjny i finansowy - zwłaszcza dla kadry kierowniczej, która chce odpowiedzialnie skalować działalność.
2. Kluczowe zasady hiszpańskiego prawa pracy, które każdy pracodawca musi zrozumieć
Hiszpańskie prawo pracy jest jednym z najbardziej ochronnych w Europie. Jest ono regulowane przez Statut Pracowniczy i wzmocnione przez układy zbiorowe pracy (CBA), pozostawiając niewiele miejsca na improwizację.
Przegląd hiszpańskich przepisów prawa pracy i statutu pracowniczego
Estatuto de los Trabajadores określa minimalny poziom ochrony:
- Rodzaje umów o pracę w Hiszpanii i prawo do ich rozwiązania
- Godziny pracy w Hiszpanii, płatny urlop i przerwy na odpoczynek
- Okresy wypowiedzenia i zasady dotyczące odpraw
- Warunki pracy, przeciwdziałanie dyskryminacji i obowiązki w zakresie równego traktowania
Każda należna umowa o pracę musi być zgodna z tym statutem, a jeśli CBA zapewnia korzystniejsze warunki, mają one pierwszeństwo.
Zrozumienie AKK: Hiszpańska nakładka sektorowa
Układy zbiorowe pracy(convenios colectivos) mają zastosowanie do większości branż i zawodów w Hiszpanii. Często określają one:
- Minimalne wynagrodzenie według stanowiska lub stażu pracy
- Premie sektorowe
- Limity godzin pracy i harmonogramy
- Zasady zwrotu kosztów za pracę zdalną
Kierownictwo musi wiedzieć, które CBA mają zastosowanie do poszczególnych funkcji, takich jak hotelarstwo, technologia i logistyka, ponieważ są one nadrzędne w stosunku do zasad obowiązujących w całej firmie.
Rodzaje umów o pracę w Hiszpanii
- Bezterminowy (stały) - domyślna i najbezpieczniejsza opcja
- Czas określony - musi być uzasadniony i określony w czasie; niewłaściwe wykorzystanie powoduje automatyczną konwersję na czas nieokreślony.
- Szkolenie/staż - obecnie ograniczone do 20% personelu; wymaga odpowiedniego wynagrodzenia i adekwatności zadania
Godziny pracy w Hiszpanii i coroczny urlop
- Prawny limit dla pracownika pełnoetatowego w Hiszpanii: 37,5 godziny/tydzień (reforma z 2025 r.)
- Odpoczynek: Dziewięć godzin dziennego odpoczynku i jeden 1,5-dniowy tygodniowy okres odpoczynku
- Urlop: 30 dni kalendarzowych płatnego urlopu oraz 14 dni ustawowo wolnych od pracy
Procedury śledzenia czasu pracy w Hiszpanii są obecnie zgodnie z prawem cyfrowe. Arkusze kalkulacyjne i dokumentacja papierowa nie są już zgodne z przepisami. W Hiszpanii większość firm wdraża jornada intensiva w piątki, pracując od 9:00 do 15:00 lub od 8:00 do 14:00 bez przerwy, a często także w lipcu i sierpniu. Limit godzin w umowach nigdy nie jest określony na tydzień, ale na rok. Roczne maksimum zależy od układu zbiorowego (na przykład w ALTIOS wynosi ono 1765 godzin rocznie).
Rejestracja ubezpieczenia społecznego
Wszyscy pracownicy w Hiszpanii są uprawnieni do zapisania się do Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) przed pierwszym dniem pracy. Ważne: Składka pracodawcy jest ograniczona. Powyżej wynagrodzenia w wysokości 50 tys. euro pozostaje ona taka sama i wynosi około 1 640 euro miesięcznie w 2025 roku. Obejmuje:
- Emerytura (18,5%)
- Bezrobocie (3,5%)
- Ubezpieczenia zawodowe i ochrona wynagrodzeń (1,6%)
Aby dowiedzieć się więcej lub zarejestrować się online, odwiedź stronę TGSS.
3. Zatrudnianie pracowników zagranicznych w Hiszpanii: Przepisy ustawowe i wykonawcze
Zatrudnianie międzynarodowe w Hiszpanii wymaga wyboru zgodnej z przepisami struktury:
Modele prawne
Bezpośrednie zatrudnianie przez podmiot lokalny
Najlepiej nadaje się dla firmjuż zarejestrowanych w Hiszpanii lub planujących długoterminowe inwestycje.
Jeśli masz zarejestrowaną firmę w Hiszpanii (na przykład SL lub SA), możesz bezpośrednio zatrudniać pracowników zgodnie z hiszpańskim prawem. Musisz :
- Rejestracja w hiszpańskim urzędzie ubezpieczeń społecznych (TGSS)
- Przetwarzanie listy płac w Hiszpanii i składanie lokalnych raportów podatkowych
- Projekt hiszpańskich umów o pracę dostosowanych do obowiązujących układów zbiorowych pracy. Wzór umowy jest obowiązkowy i nosi nazwę Modelo 030. Aby dodać klauzule, sporządza się załącznik do umowy.
Kluczowe korzyści:
- Silna kontrola nad warunkami zatrudnienia
- Możliwość oferowania lokalnych świadczeń, równości lub ścieżek kariery
- Większa atrakcyjność dla najlepszych kandydatów
Zagrożenia dla zgodności:
- Pełna odpowiedzialność pracodawcy
- Utworzenie stałego zakładu, jeśli operacje przekroczą określone progi (patrz sekcja 6)
Spółka zależna - pełna obecność prawna (Sociedad Limitada lub Sociedad Anónima)
Najlepszy dla firm zaangażowanych w ekspansję rynkową i obecność lokalną.
Utworzenie spółki zależnej pozwala na pełną autonomię zatrudnienia. Założenie SL lub SA zajmuje około miesiąca, ale jeśli jest to spółka zależna spółki zagranicznej, zajmuje to co najmniej trzy miesiące i wymaga :
- Rejestracja prawna (na przykład Sociedad Limitada)
- Lokalna rejestracja podatkowa i księgowa
- Adres biura, rachunki bankowe i nominacje dyrektorskie
- Podpisz statut przed hiszpańskim notariuszem, a następnie zarejestruj spółkę w Rejestrze Handlowym (Registro Mercantil), aby uzyskać escrituras de constitución.
Wiza i zezwolenie na pracę
1. Niebieska karta UE
- Dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów spoza UE
- Wynagrodzenie: 1,5-krotność średniej krajowej lub 1,2-krotność w sektorach deficytowych
- Możliwość przedłużenia do 4 lat
2. Wiza dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów
- Dla ról technicznych lub kierowniczych
- Dwuletnia wiza z możliwością przedłużenia
3. Wiza startowa
- Dla założycieli w sektorach innowacyjnych
- Zezwolenie na 3 lata, wymagany biznesplan ENISA
Rejestracja w ZUS i NIE: dwa obowiązkowe kroki
- NIE (zagraniczny dowód tożsamości) jest obowiązkowy w przypadku umów, listy płac i pobytu.
- Rejestracja w TGSS potwierdza, że pracownik jest zarejestrowany w systemie opieki zdrowotnej i emerytalnym.
Numery NIE uzyskuje się za pośrednictwem Dirección General de la Policía lub lokalnych konsulatów. Szczegółowe procedury można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.
4. Wynagrodzenia, świadczenia i listy płac: Jakie są przepisy prawa pracy w Hiszpanii?
Przy zatrudnianiu w Hiszpanii wynagrodzenie i świadczenia są czymś więcej niż tylko umową - są to zobowiązania prawne. Hiszpańskie prawo narzuca minimalne poziomy wynagrodzeń, określone struktury płatności i szeroki zakres ustawowych świadczeń. Niespełnienie tych wymogów może prowadzić do kar pieniężnych, roszczeń pracowników lub wyzwań ze strony inspektorów pracy.
Płaca minimalna w Hiszpanii i 14-miesięczne wynagrodzenie
- Według WageIndicator Foundation, płaca minimalna w Hiszpanii wynosi: 1 184 €/miesiąc (× 14 miesięcy = 16 576 €/rok).
- Podział na 12 miesięcznych płatności
- Sektorowe układy zbiorowe pracy mogą wymagać wyższych wynagrodzeń lub premii
Oferując konkurencyjny pakiet, należy porównać go zarówno z minimalnymi stawkami krajowymi, jak i obowiązującymi w danym sektorze convenio colectivo.
Zdrowie i bezpieczeństwo: Płatny urlop i świadczenia
- Zwolnienie chorobowe: Zasady dotyczące wynagrodzenia za czas choroby również zależą od układu zbiorowego, który może poprawić zasady ustalone przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Minimum jest następujące:
- Powszechne choroby i wypadki niezwiązane z pracą: 60% podstawy wymiaru składki od 4. do 20. dnia włącznie, następnie 75% od 21. dnia.
- Choroby zawodowe lub wypadki przy pracy: 75% podstawy wymiaru składki od następnego dnia po rozpoczęciu zwolnienia lekarskiego.
- Wtórna miesiączka obezwładniająca: od 1. do 20. dnia: 60%, następnie 75% od 21. dnia.
- Przerwanie ciąży i urlop od 39. tygodnia ciąży: 1. dzień płatny w wysokości 100% wynagrodzenia, od 2. do 20. dnia: 60%, następnie 75% od 21 dnia. Więcej informacji można znaleźć na stronie internetowej Seguridad Social
Jednakże, convenio może wymagać od firmy opłacenia pierwszych trzech dni w 100% (tj. na własny koszt). Convenio określi, czy i w jaki sposób firma uzupełnia część wynagrodzenia nieobjętą ubezpieczeniem społecznym.
- Urlop: 30 dni kalendarzowych/rok
- Urlop macierzyński i ojcowski: 16 tygodni w pełni płatnych (pierwsze 6 obowiązkowe)
- Nowość w 2025 r. Urlop rodzicielski: 8 tygodni do ukończenia przez dziecko 8. roku życia
Korzystaj ze scentralizowanych narzędzi do śledzenia nieobecności, aby dokumentować wykorzystanie urlopów, zwłaszcza podczas pracy z zespołami zdalnymi lub hybrydowymi.
Składki na ubezpieczenie społeczne: Udział pracodawcy i pracownika
Różni się ona znacznie w zależności od stanowiska i umowy. Ponadto składka na ubezpieczenie społeczne pracownika jest bardzo niska, ale podatek dochodowy jest bardzo wysoki i zależy od wieku, liczby dzieci, poziomu wykształcenia itp.
- Pracodawca: ~23,6% wynagrodzenia brutto
- Pracownik: ~6,35% u źródła
Wskazówka: Brak płatności może skutkować automatycznymi odsetkami za zwłokę, dyskwalifikacją z dotacji, a w skrajnych przypadkach osobistą odpowiedzialnością dyrektorów.
Cykle płacowe i zgodność z odcinkami wypłat
Lista płac musi być przetwarzana co miesiąc, a każdy pracownik musi otrzymać odcinek wypłaty(nómina) w formacie zgodnym z prawem, zawierający następujące elementy:
- Wynagrodzenie podstawowe
- Zmienne wynagrodzenie (np. prowizje, premie)
- Składki na ubezpieczenie społeczne
- Nadgodziny, dodatki lub świadczenia rzeczowe
- Potrącenie podatku dochodowego od osób fizycznych (IRPF)
Niedokładne lub niekompletne odcinki wypłat są czerwoną flagą podczas inspekcji pracy i mogą skutkować grzywnami lub roszczeniami o zaległe wynagrodzenie.
Najlepsze praktyki: Skorzystaj z usług certyfikowanego dostawcy usług płacowych lub lokalnego księgowego z doświadczeniem w strukturach specyficznych dla CBA, szczególnie w przypadku zespołów wielozadaniowych.
Praca zdalna i prawo do cyfrowego odłączenia w Hiszpanii
- Zwrot kosztów pracy zdalnej: Za sprzęt, internet itp.
- Cyfrowe odłączenie: Zakaz wysyłania e-maili i wykonywania połączeń po godzinach pracy; wymagana polityka egzekwowalna
5. Zasady rozwiązywania i zwalniania pracowników w Hiszpanii: Unikanie kosztownych błędów
Zwolnienie pracownika w Hiszpanii jest łatwiejsze niż we Francji czy Niemczech, ale bardziej skomplikowane niż w Stanach Zjednoczonych czy Ameryce Łacińskiej. W większości przypadków okres wypowiedzenia wynosi zaledwie dwa tygodnie. Jednak zwolnienie pracownika bez spełnienia wszystkich wymogów może prowadzić nie tylko do kosztownej odprawy, ale także do nakazanego przez sąd przywrócenia do pracy, uszczerbku na reputacji i kar finansowych.
Rodzaje zwolnień w Hiszpanii
W prawie hiszpańskim istnieją trzy podstawowe kategorie zwolnień, z których każda wiąże się z innymi procedurami i konsekwencjami:
1. Obiektywne zwolnienie (Despido objetivo)
Używany do: przyczyn ekonomicznych, organizacyjnych lub technicznych
Obiektywne zwolnienia muszą być dokładnie udokumentowane i zgodne z finansami firmy.
2. Zwolnienie dyscyplinarne (Despido disciplinario)
Używany do: Niewłaściwe zachowanie pracownika (np. oszustwo, powtarzające się spóźnienia, nieposłuszeństwo)
Jeśli zwolnienie dyscyplinarne zostanie później uznane za nieuzasadnione przez sąd pracy, spółka musi albo przywrócić pracownika do pracy, albo wypłacić mu wyższą odprawę.
3. Nieuzasadnione lub niewłaściwe zwolnienie (Despido improcedente)
Dzieje się tak, gdy nie są spełnione prawne lub proceduralne wymogi zwolnienia.
Konsekwencje:
Pracodawca musi zaoferować przywrócenie do pracy za zaległym wynagrodzeniem lub wypłacić odprawę wyrównawczą: 33 dni wynagrodzenia za rok pracy (jeśli umowa po 2012 r.) lub 20 dni wynagrodzenia za rok w przypadku zwolnienia z przyczyn ekonomicznych. Może zostać zwiększona zgodnie z umową i jest ograniczona do rocznego wynagrodzenia (tj. maksymalnie 12 lat stażu pracy).
Proces Wymogi dotyczące zakończenia zatrudnienia
Aby legalnie zwolnić pracownika, pracodawca musi:
- Wydanie pisemnego zawiadomienia z uzasadnieniem
- Dokonanie płatności końcowej w ciągu 48 godzin
- Wyrejestrowanie się z hiszpańskiego systemu ubezpieczeń społecznych
Wymagane podczas zwalniania:
- 10+ employees (companies <100)
- 10% siły roboczej (100-300)
- 30+ pracowników (firmy >300)
Musi obejmować okres konsultacji, plan zwolnień i zgłoszenie do urzędu pracy.
Aby uzyskać więcej informacji na temat protokołów wypowiedzenia, odwiedź oficjalny portal SEPE, zarządzany przezServicio Público de Empleo Estatal (SEPE).
6. Ryzyko stałej siedziby i zobowiązania pracodawcy
Zatrudnianie pracowników w Hiszpanii, zwłaszcza przed założeniem lokalnej spółki, może nieumyślnie spowodować uzyskanie statusu zakładu stałego (PE). Dla rozwijających się spółek o średniej kapitalizacji i MŚP jest to jedno z najbardziej pomijanych i kosztownych ryzyk w biznesie w Hiszpanii.
Ustanowienie PE oznacza, że Hiszpania może zgodnie z prawem traktować Twoją zagraniczną firmę jako podlegającą opodatkowaniu lokalną obecność, ze wszystkimi związanymi z tym zobowiązaniami korporacyjnymi i pracowniczymi.
Co wywołuje PE w Hiszpanii?
| Scenariusz | Poziom ryzyka PE | Wyjaśnienie |
| Zatrudnienie przedstawiciela handlowego w Hiszpanii | Wysoki | Pracownik negocjujący lub zamykający transakcje lokalnie jest klasycznym wyzwalaczem PE |
| Korzystanie z przestrzeni coworkingowych do regularnej pracy | Średni | Częste użytkowanie może być postrzegane jako "stałe miejsce prowadzenia działalności". |
| Prowadzenie spotkań z klientami w Hiszpanii | Średni | Nie jest to czynnik wyzwalający sam w sobie, ale ryzyko wzrasta wraz z częstotliwością lub formalizacją. |
| Fakturowanie hiszpańskich klientów z zagranicy | Niski-średni | Zależy od poziomu lokalnej aktywności i widoczności |
Ryzyko związane z tworzeniem PE
- 25% podatek od osób prawnych od dochodu przypisanego do Hiszpanii
- Lokalne zobowiązania płacowe
- Wsteczna rejestracja z grzywnami i odsetkami
Strategie łagodzenia skutków
- Ograniczenie uprawnień kontraktowych pracowników z siedzibą w Hiszpanii
- Unikaj używania lokalnych adresów do prowadzenia formalnej działalności biznesowej
- Oddzielnekanały fakturowania i sprzedaży
7. Strategiczne wskazówki dotyczące zgodności z przepisami HR dla spółek o średniej kapitalizacji i MŚP w Hiszpanii
Przed zatrudnieniem:
- Prowadzenie certyfikowanego audytora bankowego (CBA), audyt
- Zatwierdzanie umów zgodnie z prawem lokalnym
- Budżet na 12-miesięczne wynagrodzenie i składki
Podczas operacji:
- Korzystanie z podręcznika HR specyficznego dla Hiszpanii
- Automatyzacja listy płac i cyfrowe śledzenie czasu pracy
- Szkolenie lokalnych menedżerów w zakresie norm zatrudnienia
Strategiczne czynniki wyzwalające przegląd zasobów ludzkich:
- Rundy zbierania funduszy
- Wejście lub wyjście z rynku
- Zatrudnianie lub zwalnianie kadry kierowniczej
- Skalowanie siły roboczej
Na przykład zwolnienie kierownika średniego szczebla bez dostosowania zwolnienia do układu zbiorowego pracy może skutkować sądowym nakazem przywrócenia do pracy lub wypłaty zaległego wynagrodzenia.
8. Co się zmieni w 2025 roku: Podsumowanie reform prawa pracy w Hiszpanii
Hiszpańskie ramy prawa pracy znajdują się w okresie przejściowym, a w 2025 r. parlament rozważy znaczące reformy. Najbardziej znaczące proponowane zmiany obejmują:
- Skrócenie standardowego tygodnia pracy do 37,5 godziny (bez obniżenia wynagrodzenia)
- Obowiązkowe cyfrowe śledzenie czasu pracy dla wszystkich firm
- Rozszerzenie urlopu rodzicielskiego
- Bardziej rygorystyczne przepisy dotyczące umów tymczasowych i umów ze stażystami
- Nowe wymogi dotyczące sprawozdawczości w zakresie ESG i wskaźników pracy
Chociaż reformy te przeszły przez negocjacje rządowe i związkowe i zostały zatwierdzone jako projekt ustawy, nie zostały one jeszcze w pełni wprowadzone w życie. Spółki powinny uważnie monitorować proces legislacyjny i rozpocząć wewnętrzne przygotowania, ale muszą nadal przestrzegać obecnych ram prawnych do czasu oficjalnego opublikowania i wejścia w życie nowych lokalnych przepisów prawa pracy.
9. Wnioski: Proaktywne podejście do zarządzania zasobami ludzkimi i prawa pracy w Hiszpanii
Hiszpania oferuje wyjątkową platformę do międzynarodowej ekspansji. Dzięki strategicznej lokalizacji, puli wykwalifikowanych talentów i dostępowi do rynków europejskich, nic dziwnego, że rozwijające się spółki o średniej kapitalizacji i MŚP nadal traktują Hiszpanię priorytetowo w swoich globalnych strategiach.
Ale rok 2025 to nie biznes jak zwykle. Reformy prawne, cyfrowe mechanizmy egzekwowania i rosnące oczekiwania pracowników oznaczają, że zgodność z przepisami dotyczącymi zatrudnienia jest obecnie strategicznym priorytetem, a nie tylko funkcją HR.
Jeśli Twoja firma zatrudnia w Hiszpanii - niezależnie od tego, czy jest to jeden zdalny specjalista, czy cały zespół sprzedaży - sukces zależy od tego, jak dobrze zintegrujesz prawo pracy z planowaniem, zarządzaniem i codziennymi operacjami.
Punkty działania na poziomie C:
- Analiza prawna przed zatrudnieniem
- Wybór odpowiedniego modelu zatrudnienia (podmiot lub hybryda)
- Wdrożenie skalowalnych systemów płac, ewidencji czasu pracy i urlopów.
- Szkolenie wewnętrznych zespołów w zakresie wymagań 2025
W ten sposób ochronisz swoją markę, przyciągniesz najlepsze talenty i zbudujesz trwały fundament dla europejskiego wzrostu.