1. Einleitung: Arbeitsgesetze in Spanien und die Compliance-Landschaft 2025
Spanien ist seit langem ein strategisches Tor zu Südeuropa. Seine Position als viertgrößte Volkswirtschaft der Eurozone, seine moderne Infrastruktur und seine qualifizierten zweisprachigen Arbeitskräfte machen es zu einem natürlichen Drehkreuz für regionales Wachstum. Mit der Verschärfung der behördlichen Aufsicht im Jahr 2025 müssen ausländische Arbeitgeber nun jedoch ihre Marktambitionen mit der sorgfältigen Einhaltung dieser Gesetze in Einklang bringen, insbesondere bei der Einstellung von Mitarbeitern in Spanien.
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen eine lokale Niederlassung eröffnet oder Mitarbeiter in Spanien einstellt, kann ein Fehler im Arbeitsrecht schwerwiegende Folgen haben. Das spanische Arbeitsrecht wird derzeit modernisiert, um den europäischen Werten in Bezug auf Transparenz, soziale Sicherheit und Gerechtigkeit am Arbeitsplatz Rechnung zu tragen. Diese Änderungen werden begrüßt, aber auch genau überwacht.
Warum jetzt?
Im Jahr 2025 laufen mehrere Entwicklungen zusammen:
- Among the most significant is the proposed reduction of the legal workweek to 37.5 hours. As of May 2025, this measure has been approved as a draft bill by the Council of Ministers but is still undergoing parliamentary debate and approval. The final implementation date and specific requirements may be subject to change as the bill proceeds through the legislative process. However, the Ministry of Labour has indicated its intention for collective agreements to adapt to the 37.5-hour workweek by the end of 2025, suggesting that companies should begin preparing for compliance, even though the reform has not yet been definitively enacted.
- Similarly, the same draft legislation includes the requirement for mandatory digital timekeeping and enhanced controls over working hour registers. While these measures are expected to come into force before the end of 2025, businesses should note that the legal obligation will only become effective upon final parliamentary approval and publication in the Official State Gazette (Boletín Oficial del Estado).
- Befristete und freiberufliche Arbeitsverhältnisse sind streng geregelt, und eine falsche Einstufung kann Prüfungen und Strafen nach sich ziehen.
- Die grenzüberschreitende Beschäftigung und der Datenaustausch zwischen EU-Agenturen haben ausländische Arbeitgeber sichtbarer und angreifbarer gemacht.
Was sind die Risiken für Unternehmen, die die spanischen Arbeitsgesetze nicht einhalten?
Die Strafen für die Nichteinhaltung der Arbeitsvorschriften sind hoch:
● Bis zu 187.515 € Bußgelder für schwerwiegende Verstöße, einschließlich Lohnverstößen oder unerlaubter Beschäftigung
Nachzahlungsforderungen für unbezahlten Urlaub, fehlerhafte Verträge oder nicht tarifkonforme Prämien können je nach Art der Entlassung und Dauer des Beschäftigungsjahres auch 20 oder 33 Tage Gehalt pro Jahr umfassen.
Rückwirkende Steuerverpflichtungen, wenn Ihre Anwesenheit den Status einer ständigen Niederlassung (PE) auslöst
● Rechtliche Wiedereinstellung von Arbeitnehmern, wenn Entlassungsverfahren nicht eingehalten werden
Compliance ist nicht nur eine Aufgabe der Personalabteilung. Sie ist eine Notwendigkeit für Reputation, Betrieb und Finanzen - vor allem für Führungskräfte, die verantwortungsvoll skalieren wollen.
2. Die wichtigsten Grundsätze des spanischen Arbeitsrechts, die jeder Arbeitgeber verstehen muss
Das spanische Arbeitsrecht ist eines der schützendsten in Europa. Es wird durch das Arbeitnehmerstatut geregelt und durch Tarifverträge (CBAs) gestärkt, die wenig Raum für Improvisationen lassen.
Überblick über die spanischen Arbeitsgesetze und das Arbeiterstatut
Im Estatuto de los Trabajadores sind Mindestschutzbestimmungen festgelegt:
- Arten von Arbeitsverträgen in Spanien und Kündigungsrechte
- Arbeitszeiten in Spanien, bezahlter Urlaub und Ruhepausen
- Kündigungsfristen und Abfindungsregeln
- Arbeitsbedingungen, Antidiskriminierungs- und Gleichbehandlungsverpflichtungen
Jeder fällige Arbeitsvertrag muss diesem Gesetz entsprechen, und wenn ein Tarifvertrag günstigere Bedingungen vorsieht, haben diese Vorrang.
CBAs verstehen: Spaniens sektorales Overlay
CBAs(convenios colectivos) gelten für die meisten Branchen und Berufe in Spanien. Sie legen häufig fest:
- Mindestgehälter nach Funktion oder Dienstalter
- Branchenspezifische Boni
- Arbeitszeitbegrenzung und Zeitplanung
- Rückerstattungsrichtlinien für Fernarbeit
Die Führungskräfte müssen wissen, welche CBA für die einzelnen Funktionen wie Gastgewerbe, Technik und Logistik gelten, da diese den unternehmensweiten Richtlinien übergeordnet sind.
Arten von Arbeitsverträgen in Spanien
- Unbefristet (permanent) - die standardmäßige und sicherste Option
- Befristet - muss gerechtfertigt und zeitlich begrenzt sein; Missbrauch führt automatisch zu einer Umwandlung in eine unbefristete Stelle
- Ausbildung/Praktikum - jetzt auf 20 % des Personals begrenzt; erfordert angemessene Vergütung und Relevanz der Aufgabe
Arbeitszeiten in Spanien und Jahresurlaub
- Gesetzliche Höchstgrenze für einen Vollzeitbeschäftigten in Spanien: 37,5 Stunden/Woche (Reform 2025)
- Ruhezeit: Neun Stunden tägliche Ruhezeit und eine wöchentliche Ruhezeit von 1,5 Tagen
- Feiertage: 30 Kalendertage bezahlter Urlaub, plus 14 gesetzliche Feiertage
Zeiterfassungsverfahren sind in Spanien jetzt gesetzlich digitalisiert. Tabellenkalkulationen und Aufzeichnungen auf Papier sind nicht mehr zeitgemäß. In Spanien führen die meisten Unternehmen freitags die jornada intensiva ein, bei der von 9 bis 15 Uhr oder von 8 bis 14 Uhr ohne Pause gearbeitet wird, oft auch im Juli und August. In den Verträgen wird die Höchstarbeitszeit nie pro Woche, sondern pro Jahr angegeben. Die jährliche Höchstarbeitszeit hängt vom jeweiligen Tarifvertrag ab (bei ALTIOS beträgt sie beispielsweise 1.765 Stunden/Jahr).
Anmeldung bei der Sozialversicherung
All employees in Spain are entitled to be enrolled with the Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) before their first working day. Important: The employer’s contribution is capped. Above a salary of €50k, it remains the same, at approximately €1,640 per month in 2025. It covers:
- Rente (18,5%)
- Arbeitslosigkeit (3,5%)
- Berufsversicherung und Lohnschutz (1,6%)
Um mehr zu erfahren oder sich online anzumelden, besuchen Sie die TGSS-Website.
3. Einstellung von ausländischen Arbeitnehmern in Spanien: Gesetze und Vorschriften
Die internationale Anstellung in Spanien erfordert die Wahl einer konformen Struktur:
Rechtliche Modelle
Direkteinstellung durch eine lokale Einrichtung
Best suited for companies already incorporated in Spain or planning long-term investments.
Wenn Sie ein eingetragenes Unternehmen in Spanien haben (z. B. SL oder SA), können Sie nach spanischem Recht direkt Arbeitnehmer einstellen. Sie müssen :
- Anmeldung bei der spanischen Sozialversicherungsbehörde (TGSS)
- Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Spanien und Einreichung lokaler Steuerberichte
- Entwurf spanischer Arbeitsverträge im Einklang mit den geltenden Tarifverträgen. Die Vertragsvorlage ist obligatorisch und wird Modelo 030 genannt. Um Klauseln hinzuzufügen, wird ein Anhang zum Vertrag erstellt.
Wichtigste Vorteile:
- Starke Kontrolle der Beschäftigungsbedingungen
- Möglichkeit, lokale Sozialleistungen, Gleichberechtigung oder Karrieremöglichkeiten anzubieten
- Höhere Attraktivität für Spitzenkandidaten
Compliance-Risiken:
- Volle Haftung des Arbeitgebers
- Creation of a Permanent Establishment if operations exceed certain thresholds (see Section 6)
Gründung einer Tochtergesellschaft - Vollständige rechtliche Präsenz (Sociedad Limitada oder Sociedad Anónima)
Am besten geeignet für Unternehmen, die auf Marktexpansion und lokale Präsenz setzen.
Die Gründung einer Tochtergesellschaft ermöglicht volle Beschäftigungsautonomie. Die Gründung einer SL oder SA dauert etwa einen Monat, aber wenn es sich um eine Tochtergesellschaft eines ausländischen Unternehmens handelt, dauert sie mindestens drei Monate und umfasst :
- Rechtsform (z. B. Sociedad Limitada)
- Lokale Steuer- und Buchhaltungsregistrierung
- Büroadresse, Bankkonten und Ernennung zum Direktor
- Unterzeichnen Sie die Satzung vor einem spanischen Notar und lassen Sie das Unternehmen dann beim Handelsregister (Registro Mercantil) eintragen, um die escrituras de constitución zu erhalten.
Visum und Arbeitsgenehmigung
1. Blaue Karte EU
- Für hochqualifizierte Fachkräfte aus Nicht-EU-Ländern
- Gehalt: das 1,5fache des nationalen Durchschnitts bzw. das 1,2fache in Mangelbereichen
- Verlängerbar bis zu 4 Jahren
2. Visum für hochqualifizierte Fachkräfte
- Für technische oder Managementaufgaben
- Zweijähriges verlängerbares Visum
3. Startup-Visum
- Für Gründer in innovativen Sektoren
- 3-Jahres-Genehmigung, ENISA-Geschäftsplan erforderlich
Anmeldung bei der Sozialversicherung und NIE: zwei obligatorische Schritte
- NIE (Foreign ID) ist obligatorisch für Verträge, Gehaltsabrechnung und Aufenthalt
- Die TGSS-Registrierung bestätigt, dass der Arbeitnehmer für die Kranken- und Rentenversicherung angemeldet ist.
Die NIE-Nummern erhalten Sie bei der Dirección General de la Policía oder den örtlichen Konsulaten. Die genauen Verfahren finden Sie auf der Website des Innenministeriums.
4. Vergütung, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnung: Wie lauten die arbeitsrechtlichen Bestimmungen in Spanien?
Bei der Einstellung von Mitarbeitern in Spanien sind Vergütung und Sozialleistungen mehr als nur vertraglich geregelt - sie sind gesetzliche Verpflichtungen. Das spanische Recht schreibt Mindestgehälter, bestimmte Vergütungsstrukturen und eine breite Palette von gesetzlichen Leistungen vor. Die Nichteinhaltung dieser Anforderungen kann zu Bußgeldern, Klagen von Arbeitnehmern oder Anfechtungen durch die Arbeitsaufsichtsbehörden führen.
Mindestlohn in Spanien und 14-Monats-Gehalt
- According to the WageIndicator Foundation, Spain’s minimum wage is: €1,184/month (×14 months = €16,576/year)
- Aufgeteilt auf 12 monatliche Zahlungen
- Sektorale Tarifverträge können höhere Gehälter oder Boni verlangen
Wenn Sie ein wettbewerbsfähiges Paket anbieten, sollten Sie sich sowohl an den nationalen Mindestlöhnen als auch an den geltenden sektorspezifischen Tarifverträgen orientieren.
Gesundheit und Sicherheit: Bezahlter Urlaub & Leistungen
- Sick Leave: The rules governing sick pay also depend on the collective agreement, which may improve on those set by the Social Security. The minimum is as follows:
- Häufige Krankheiten und Nichtberufsunfälle: 60 % der Beitragsgrundlage vom 4. bis einschließlich 20. Tag, dann 75 % ab dem 21. Tag.
- Berufskrankheiten oder Unfälle am Arbeitsplatz: 75 % der Beitragsgrundlage ab dem Tag nach Beginn des Krankheitsurlaubs.
- Sekundäre Menstruationsunfähigkeit: vom 1. bis zum 20. Tag: 60 %, dann 75 % ab dem 21. Tag.
- Schwangerschaftsabbruch und Urlaub ab der 39. Schwangerschaftswoche: Der erste Tag wird mit 100 % des Gehalts bezahlt, vom 2. bis zum 20: 60 %, ab dem 21. Tag 75 %. Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Seguridad Social
In einem convenio kann das Unternehmen jedoch verpflichtet werden, die ersten drei Tage zu 100 % (d. h. auf eigene Kosten) zu bezahlen. Im Convenio wird festgelegt, ob und wie das Unternehmen den nicht von der Sozialversicherung abgedeckten Teil des Gehalts aufstockt.
- Urlaub: 30 Kalendertage/Jahr
- Maternity and paternity leave: 16 weeks fully paid (first 6 mandatory)
- Neu im Jahr 2025 Elternurlaub: 8 Wochen nutzbar bis das Kind 8 Jahre alt wird
Verwenden Sie zentralisierte Tools zur Abwesenheitsverfolgung, um die Urlaubsnutzung zu dokumentieren, insbesondere bei der Arbeit mit Remote- oder Hybrid-Teams.
Sozialbeiträge: Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil
Sie ist je nach Stelle und Vertrag sehr unterschiedlich. Außerdem ist der Sozialversicherungsbeitrag des Arbeitnehmers sehr niedrig, aber die Einkommensteuer ist sehr hoch und hängt vom Alter, der Anzahl der Kinder, dem Bildungsniveau usw. ab.
- Arbeitgeber: ~23,6% des Bruttogehalts
- Arbeitnehmer: ~6,35% Einbehaltung
Tipp: Versäumte Zahlungen können automatisch zu Verzugszinsen, zum Ausschluss von Zuschüssen und in extremen Fällen zur persönlichen Haftung der Geschäftsführer führen.
Gehaltsabrechnungszyklen und Einhaltung der Gehaltsabrechnungen
Payroll must be processed monthly, and each employee must receive a legally formatted payslip (nómina) with the following elements:
- Grundgehalt
- Variable Vergütung (z. B. Provisionen, Boni)
- Sozialbeiträge
- Zeitaufwand, Zulagen oder Sachleistungen
- Einbehaltung der Einkommenssteuer für natürliche Personen (IRPF)
Ungenaue oder unvollständige Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind bei Arbeitsinspektionen ein rotes Tuch und können zu Geldstrafen oder Lohnnachforderungen führen.
Beste Praxis: Wenden Sie sich an einen zertifizierten Gehaltsabrechnungsdienstleister oder einen lokalen Buchhalter, der Erfahrung mit CBA-spezifischen Strukturen hat, insbesondere bei Teams mit mehreren Aufgabenbereichen.
Fernarbeit und das Recht auf digitale Abschaltung in Spanien
- Erstattung der Kosten für Fernarbeit: Für Ausrüstung, Internet usw...
- Digitale Unterbrechung der Verbindung: Keine E-Mails oder Anrufe nach Geschäftsschluss; durchsetzbare Richtlinie erforderlich
5. Kündigungs- und Entlassungsregeln in Spanien: Kostspielige Fehler vermeiden
Eine Kündigung ist in Spanien einfacher als in Frankreich oder Deutschland, aber komplizierter als in den Vereinigten Staaten oder Lateinamerika. In den meisten Fällen beträgt die Kündigungsfrist nur zwei Wochen. Die Entlassung eines Arbeitnehmers, der nicht alle Anforderungen erfüllt, kann jedoch nicht nur zu einer teuren Abfindung führen, sondern auch zu einer gerichtlich angeordneten Wiedereinstellung, Rufschädigung und Geldstrafen.
Arten der Entlassung in Spanien
Nach spanischem Recht gibt es drei Hauptkategorien von Kündigungen, die jeweils unterschiedliche Verfahren und Folgen haben:
1. Objektive Entlassung (Despido objetivo)
Verwendet für: Wirtschaftliche, organisatorische oder technische Gründe
Objektive Entlassungen müssen gründlich dokumentiert und mit den Finanzen des Unternehmens in Einklang gebracht werden.
2. Entlassung aus dem Disziplinarverfahren (Despido disciplinario)
Wird verwendet für: Fehlverhalten von Mitarbeitern (z. B. Betrug, wiederholtes Zuspätkommen, Ungehorsam)
Wird die disziplinarische Entlassung später von einem Arbeitsgericht als ungerechtfertigt eingestuft, muss das Unternehmen den Arbeitnehmer entweder wieder einstellen oder eine höhere Abfindung zahlen.
3. Ungerechtfertigte oder unzulässige Entlassung (Despido improcedente)
Dies ist der Fall, wenn die rechtlichen oder verfahrensmäßigen Voraussetzungen für eine Entlassung nicht erfüllt sind.
Die Folgen:
Der Arbeitgeber muss die Wiedereinstellung mit Lohnnachzahlung anbieten oder eine Abfindung zahlen: 33 Tage Gehalt pro Dienstjahr (wenn der Vertrag nach 2012 geschlossen wurde) oder 20 Tage Gehalt pro Jahr bei wirtschaftlicher Entlassung. Kann gemäß der Vereinbarung erhöht werden und ist auf ein Jahresgehalt begrenzt (d. h. maximal 12 Jahre Betriebszugehörigkeit werden berücksichtigt).
Prozess Voraussetzungen für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Um einem Arbeitnehmer rechtmäßig zu kündigen, muss der Arbeitgeber:
- eine schriftliche Kündigung mit Begründung aussprechen
- Bereitstellung der Abschlusszahlung innerhalb von 48 Stunden
- Abmeldung beim spanischen Sozialversicherungssystem
Bei Entlassung erforderlich:
- 10+ employees (companies <100)
- 10% der Belegschaft (100-300)
- 30+ Mitarbeiter (Unternehmen >300)
Muss Konsultationszeitraum, Sozialplan und Anmeldung bei den Arbeitsbehörden umfassen
For more information on termination protocols, visit the SEPE official portal, managed by the Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE)
6. Betriebsstättenrisiko und Arbeitgeberhaftung
Hiring employees in Spain, especially before setting up a local company, can inadvertently trigger Permanent Establishment (PE) status. For growing midcaps and SMEs, this is one of the most overlooked and expensive risks in business in Spain.
Establishing a PE means that Spain may legally treat your foreign company as having a taxable local presence, with all the corporate and employment liabilities that entail.
Was sind die Auslöser für die PE in Spanien?
| Szenario | PE Risikostufe | Erläuterung |
| Einstellung eines Handelsvertreters in Spanien | Hoch | Mitarbeiter, die vor Ort verhandeln oder Geschäfte abschließen, sind ein klassischer PE-Auslöser |
| Nutzung von Coworking Spaces für regelmäßige Arbeit | Mittel | Eine häufige Nutzung kann als "fester Geschäftssitz" angesehen werden. |
| Durchführung von Kundentreffen in Spanien | Mittel | Kein eigenständiger Auslöser, aber das Risiko steigt mit der Häufigkeit oder Formalisierung |
| Fakturierung spanischer Kunden aus dem Ausland | Niedrig bis mittel | Hängt vom Grad der lokalen Aktivität und Sichtbarkeit ab |
Risiken der Gründung einer PE
- 25% Körperschaftssteuer auf das Spanien zurechenbare Einkommen
- Lokale Verpflichtungen auf der Gehaltsliste
- Rückwirkende Registrierung mit Geldstrafen und Zinsen
Strategien zur Schadensbegrenzung
- Restrict the contract authority of Spain-based staff
- Vermeiden Sie die Verwendung lokaler Adressen für offizielle geschäftliche Aktivitäten
- GetrennteFakturierungs- und Verkaufskanäle
7. Strategische HR-Compliance-Tipps für Midcaps und KMU in Spanien
Vor der Einstellung:
- Run a Certified Bank Auditor (CBA), audit
- Verträge nach lokalem Recht validieren
- Budget für 12-Monatsgehälter und Beiträge
Während des Betriebs:
- Use a Spain-specific HR handbook
- Automatisierung der Lohnabrechnung und digitale Zeiterfassung
- Schulung lokaler Manager in Beschäftigungsnormen
Strategische Auslöser für die HR-Überprüfung:
- Fundraising-Runden
- Markteintritt oder -austritt
- Einstellung oder Kündigung von Führungskräften
- Skalierung der Belegschaft
So kann beispielsweise die Entlassung eines mittleren Managers, die nicht mit dem Tarifvertrag in Einklang steht, zu einer gerichtlich angeordneten Wiedereinstellung oder Lohnnachzahlung führen.
8. Was sich im Jahr 2025 ändern wird: Zusammenfassung der Reformen der spanischen Arbeitsgesetze
Das spanische Arbeitsrecht befindet sich in einer Übergangsphase, in der bis 2025 bedeutende Reformen im Parlament beraten werden. Zu den wichtigsten vorgeschlagenen Änderungen gehören:
- Verkürzung der normalen Wochenarbeitszeit auf 37,5 Stunden (ohne Gehaltskürzung)
- Obligatorische digitale Zeiterfassung für alle Unternehmen
- Ausweitung des Elternurlaubs
- Strengere Regulierung von Zeit- und Praktikantenverträgen
- Neue Anforderungen für die Berichterstattung über ESG- und Arbeitskennzahlen
Diese Reformen sind zwar durch die Verhandlungen zwischen Regierung und Gewerkschaften vorangeschritten und wurden als Gesetzesentwürfe verabschiedet, sind aber noch nicht vollständig in Kraft getreten. Die Unternehmen sollten den Gesetzgebungsprozess aufmerksam verfolgen und mit internen Vorbereitungen beginnen, müssen sich aber weiterhin an den aktuellen Rechtsrahmen halten, bis die neuen lokalen Arbeitsgesetze offiziell veröffentlicht werden und in Kraft treten.
9. Schlußfolgerung: Ein proaktiver Ansatz für Personalmanagement und Arbeitsrecht in Spanien
Spanien bietet eine außergewöhnliche Plattform für die internationale Expansion. Mit seiner strategischen Lage, dem Pool an qualifizierten Fachkräften und dem Zugang zu den europäischen Märkten ist es keine Überraschung, dass wachsende mittelständische Unternehmen und KMU Spanien in ihren Globalisierungsstrategien weiterhin Priorität einräumen.
Doch 2025 ist nicht mehr alles beim Alten. Gesetzliche Reformen, digitale Durchsetzungsmechanismen und steigende Erwartungen der Arbeitnehmer bedeuten, dass die Einhaltung von Arbeitsgesetzen jetzt eine strategische Priorität ist und nicht nur eine Personalfunktion.
Wenn Ihr Unternehmen in Spanien Personal einstellt - sei es ein einzelner Spezialist oder ein ganzes Vertriebsteam -, hängt der Erfolg davon ab, wie gut Sie das Arbeitsrecht in Ihre Planung, Verwaltung und Ihr Tagesgeschäft integrieren.
Aktionspunkte auf C-Ebene:
- Rechtliche Prüfung vor der Einstellung einholen
- Wählen Sie das richtige rechtliche Einstellungsmodell (Entity oder Hybrid)
- Implementierung skalierbarer Systeme für Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung und Urlaub
- Schulung interner Teams zu den Anforderungen des Jahres 2025
Auf diese Weise schützen Sie Ihre Marke, ziehen die besten Talente an und schaffen eine dauerhafte Grundlage für europäisches Wachstum.
