¿Cómo cumplir la legislación laboral en España al contratar talento internacional?

1. Introducción: La legislación laboral en España y el panorama del cumplimiento en 2025

España es desde hace tiempo una puerta estratégica al sur de Europa. Su posición como cuarta economía de la eurozona, sus modernas infraestructuras y su cualificada mano de obra bilingüe la convierten en un centro natural para el crecimiento regional. Sin embargo, a medida que se intensifica la supervisión reglamentaria en 2025, los empresarios extranjeros deben ahora alinear sus ambiciones de mercado con el cumplimiento meticuloso de estas leyes, en particular a la hora de contratar empleados en España.

Tanto si su empresa va a abrir una filial local como si va a contratar personal en España, equivocarse con la legislación laboral puede acarrear graves consecuencias. La legislación laboral española se está modernizando para reflejar los valores europeos de transparencia, seguridad social y equidad en el lugar de trabajo. Estos cambios se acogen con satisfacción, pero también se vigilan de cerca.

¿Por qué ahora?

Varios acontecimientos convergen en 2025:

• Entre las más significativas está la propuesta de reducción de la semana laboral legal a 37,5 horas. Desde mayo de 2025, esta medida ha sido aprobada como proyecto de ley por el Consejo de Ministros, pero aún está siendo objeto de debate y aprobación parlamentaria. La fecha final de aplicación y los requisitos específicos pueden estar sujetos a cambios a medida que el proyecto de ley avance en el proceso legislativo. No obstante, el Ministerio de Trabajo ha manifestado su intención de que los convenios colectivos se adapten a la semana laboral de 37,5 horas a finales de 2025, lo que sugiere que las empresas deberían empezar a prepararse para su cumplimiento, aunque la reforma aún no se haya promulgado definitivamente.

• Del mismo modo, el mismo proyecto legislativo incluye el requisito de la obligatoriedad del registro horario digital y la mejora de los controles sobre los registros de horas de trabajo. Aunque se espera que estas medidas entren en vigor antes de finales de 2025, las empresas deben tener en cuenta que la obligación legal solo será efectiva tras la aprobación parlamentaria definitiva y la publicación en el Boletín Oficial del Estado.

• Las modalidades de trabajo temporal y autónomo están estrictamente reguladas, y una clasificación errónea puede dar lugar a auditorías y sanciones.

• El empleo transfronterizo y el intercambio de datos entre agencias de la UE han hecho más visibles y vulnerables a los empresarios extranjeros.

¿Qué riesgos corren las empresas que incumplen la legislación laboral española?

Las sanciones por incumplimiento de la normativa laboral son severas:

● Hasta 187.515 euros en multas por infracciones graves, como incumplimientos salariales o empleo no autorizado.

● Las reclamaciones de salarios atrasados por vacaciones no pagadas, contratos incorrectos o primas no ajustadas a los convenios colectivos también pueden incluir 20 días de salario por año o 33 días de salario por año, dependiendo del tipo de despido y de la duración del año de empleo.

● Obligaciones fiscales retroactivas si su presencia desencadena la condición de Establecimiento Permanente (EP).

● Reincorporación legal de los trabajadores si no se siguen los procedimientos de despido

El cumplimiento no es sólo una función de RRHH. Es un imperativo de reputación, operativo y financiero, sobre todo para los ejecutivos que buscan escalar responsablemente.

2. Principios fundamentales de la legislación laboral española que todo empresario debe comprender

La legislación laboral española es una de las más protectoras de Europa. Se rige por el Estatuto de los Trabajadores y se ve reforzada por los convenios colectivos, lo que deja poco margen a la improvisación.

Visión general de la legislación laboral española y del Estatuto de los Trabajadores

El Estatuto de los Trabajadores establece unas protecciones mínimas:

• Tipos de contratos de trabajo en España y derechos de rescisión
• Jornada laboral en España, permisos retribuidos y descansos
• Plazos de preaviso y normas de despido
• Condiciones de trabajo, lucha contra la discriminación y obligaciones en materia de igualdad de trato

Todos los contratos de trabajo que se celebren deben ajustarse a este estatuto y, cuando un convenio colectivo establezca condiciones más favorables, éstas prevalecerán.

Comprender los ACB: La superposición sectorial en España

Losconvenios colectivos se aplican a la mayoría de los sectores y profesiones en España. Suelen especificar:

• Salarios mínimos por función o antigüedad
• Bonificaciones sectoriales
• Límites de horas de trabajo y programación
• Políticas de reembolso por trabajo a distancia

Los directivos deben saber qué CBA se aplica a cada función, como hostelería, tecnología y logística, ya que éstas prevalecen sobre las políticas de toda la empresa.

Tipos de contratos de trabajo en España

1. Indefinida (permanente): la opción por defecto y la más segura
2. Duración determinada: debe estar justificada y limitada en el tiempo; el uso indebido provoca la conversión automática en indefinida.
3. Formación/Prácticas: ahora se limita al 20% de la plantilla; requiere una remuneración adecuada y la pertinencia de la tarea.

Jornada laboral en España y vacaciones anuales

• Límite legal para un trabajador a tiempo completo en España: 37,5 horas/semana (reforma de 2025)
• Descanso: Nueve horas de descanso diario y un descanso semanal de un día y medio.
• Vacaciones: 30 días naturales de vacaciones pagadas, más 14 días festivos.

Los procedimientos de control del tiempo en España son ahora digitales por ley. Las hojas de cálculo y los registros en papel ya no son conformes. En España, la mayoría de las empresas aplican la jornada intensiva los viernes, trabajando de 9 a 15 horas o de 8 a 14 horas sin descanso, y a menudo también durante julio y agosto. El límite de horas en los contratos nunca se establece por semana, sino por año. El máximo anual depende del convenio colectivo (por ejemplo, en ALTIOS es: 1.765 horas/año).

Inscripción en la Seguridad Social

Todos los trabajadores por cuenta ajena en España tienen derecho a ser afiliados a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) antes de su primer día de trabajo. Importante: La cuota patronal tiene un tope máximo. Por encima de un salario de 50.000 euros, se mantiene igual, en aproximadamente 1.640 euros al mes en 2025. Cubre: 

• Pensiones (18,5%)
• Desempleo (3,5%)
• Seguros profesionales y protección salarial (1,6%)

Para obtener más información o inscribirse en línea, visite el sitio web de la TGSS.

3. Contratación de empleados extranjeros en España: Leyes y Reglamentos 

La contratación internacional en España requiere seleccionar una estructura que cumpla las normas:

Modelos jurídicos

Contratación directa a través de una entidad local

Más adecuado para empresasya constituidas en España o que planean inversiones a largo plazo.

Cuando tiene una empresa registrada en España (por ejemplo, SL o SA), puede contratar directamente a trabajadores por cuenta ajena con arreglo a la legislación española. Debe :

• Inscribirse en la Seguridad Social española (TGSS)
• Procesamiento de nóminas en España y presentación de informes fiscales locales
• Borrador de los contratos de trabajo españoles alineados con los convenios colectivos aplicables. El modelo de contrato es obligatorio y se denomina Modelo 030. Para añadir cláusulas, se establece un anexo al contrato.
  

Beneficios clave:

• Control estricto de las condiciones de empleo
• Capacidad para ofrecer prestaciones locales, equidad o trayectorias profesionales
• Más atractivo para los candidatos de alto nivel
  

Riesgos de cumplimiento:

• Responsabilidad total del empresario
• Creación de un establecimiento permanente si las operaciones superan determinados umbrales (véase la sección 6)

Constitución de una filial - Presencia legal plena (Sociedad Limitada o Sociedad Anónima)

Lo mejor para empresas comprometidas con la expansión del mercado y la presencia local.

La creación de una filial permite plena autonomía laboral. La creación de una SL o SA lleva alrededor de un mes, pero si se trata de una filial de una empresa extranjera, tarda al menos tres meses e implica..:

• Constitución legal (por ejemplo, Sociedad Limitada)
• Registro fiscal y contable local
• Dirección de la oficina, cuentas bancarias y nombramiento del director
• Firme la constitución ante un notario español y, a continuación, inscriba la empresa en el Registro Mercantil para obtener las escrituras de constitución.

Visado y autorización de trabajo 

1. Tarjeta azul UE

• Para profesionales extracomunitarios altamente cualificados
• Salario: 1,5 veces la media nacional o 1,2 veces en sectores deficitarios.
• Renovable hasta 4 años

2. Visado para profesionales altamente cualificados

• Para funciones técnicas o de gestión
• Visado de dos años renovable

3. Visado de puesta en marcha

• Para fundadores en sectores innovadores
• Permiso de 3 años, se requiere un plan de negocio de ENISA

Alta en la Seguridad Social y NIE: dos pasos obligatorios

• El NIE es obligatorio para contratos, nóminas y residencia
• La inscripción en la TGSS confirma que el trabajador está afiliado a la asistencia sanitaria y las pensiones

Los números NIE se obtienen a través de la Dirección General de la Policía o de los consulados locales. Para conocer los procedimientos detallados, visite el sitio web del Ministerio del Interior.

4. Compensación, Beneficios y Nómina: ¿Cuál es la normativa laboral en España? 

Cuando se contrata en España, la retribución y las prestaciones son algo más que meras obligaciones contractuales: son obligaciones legales. La legislación española impone niveles salariales mínimos, estructuras de pago específicas y una amplia gama de prestaciones legales. El incumplimiento de estos requisitos puede dar lugar a multas, reclamaciones de los empleados o denuncias de los inspectores de trabajo.

Salario mínimo en España y salario de 14 meses

• Según la Fundación WageIndicator, el salario mínimo en España es de: 1.184 euros/mes (×14 meses = 16.576 euros/año)
• Dividido en 12 mensualidades 
• Los convenios colectivos sectoriales pueden exigir salarios o primas más elevados

Cuando ofrezca un paquete competitivo, compárelo con los mínimos nacionales y con el convenio colectivo sectorial aplicable.

Salud y seguridad: Permisos retribuidos y prestaciones 

• Baja por enfermedad: Las normas que regulan la baja por enfermedad también dependen del convenio colectivo, que puede mejorar las establecidas por la Seguridad Social. El mínimo es el siguiente:

1. Enfermedad común y accidente no laboral 60 % de la base de cotización del 4º al 20º día, ambos inclusive, y 75 % a partir del 21º día.
2. Enfermedades profesionales o accidentes de trabajo: 75% de la base de cotización desde el día siguiente al inicio de la baja.
3. Menstruación incapacitante secundaria: del 1º al 20º día: 60%, luego 75% a partir del 21º día.
4. Interrupción del embarazo y permiso a partir de la 39ª semana de gestación: 1er día retribuido al 100% del salario, del 2º al 20º día: 60% y, a partir del 21º día, 75%. Para más información, consulte la página web de la Seguridad Social 

No obstante, un convenio puede obligar a la empresa a pagar los tres primeros días al 100% (es decir, a su cargo). El convenio definirá si la empresa complementa la parte del salario no cubierta por la Seguridad Social y cómo lo hace.

• Vacaciones: 30 días naturales/año
• Permiso de maternidad y paternidad: 16 semanas remuneradas íntegramente (las 6 primeras son obligatorias).
• Nuevo en 2025 Permiso parental: 8 semanas utilizables hasta que el hijo cumpla 8 años.

Utilice herramientas centralizadas de seguimiento de ausencias para documentar el uso de las vacaciones, especialmente cuando trabaje con equipos remotos o híbridos.

Cotizaciones sociales: Parte patronal y parte asalariada

Varía mucho en función del puesto y del convenio. Además, la cotización del trabajador a la Seguridad Social es muy baja, pero el impuesto sobre la renta es muy alto y depende de la edad, el número de hijos, el nivel de estudios, etc.

• Empresario: ~23,6% del salario bruto
• Empleado: ~6,35% de retención

Consejo: El impago puede conllevar intereses de demora automáticos, la exclusión de subvenciones y, en casos extremos, la responsabilidad personal de los directores.

Ciclos de nómina y cumplimiento de las nóminas

Lasnóminas deben procesarse mensualmente, y cada empleado debe recibir unanómina con el formato legal con los siguientes elementos:

• Sueldo base
• Retribución variable (por ejemplo, comisiones, primas)
• Cotizaciones sociales
• Horas extraordinarias, subsidios o prestaciones en especie
• Retención a cuenta del IRPF
  

Las nóminas inexactas o incompletas son una señal de alarma durante las inspecciones de trabajo y pueden dar lugar a multas o reclamaciones de atrasos salariales.

Mejor práctica: Recurra a un proveedor de nóminas certificado o a un contable local con experiencia en estructuras específicas de la CBA, en particular para equipos con múltiples funciones.

Trabajo a distancia y derecho a la desconexión digital en España 

• Reembolso por trabajo a distancia: Para equipos, internet, etc.
• Desconexión digital: Prohibido enviar correos electrónicos o llamar fuera del horario laboral; se requiere una política de obligado cumplimiento

5. Normas de cese y despido en España: Cómo evitar errores costosos

Es más fácil despedir a alguien en España que en Francia o Alemania, pero más complicado que en Estados Unidos o Latinoamérica. El plazo de preaviso suele ser de sólo dos semanas en la mayoría de los casos. Sin embargo, despedir a un empleado sin cumplir todos los requisitos puede acarrear no sólo un despido costoso, sino también una orden judicial de readmisión, daños a la reputación y sanciones económicas.

Tipos de despido en España

En la legislación española existen tres categorías principales de despido, cada una de ellas con procesos y consecuencias diferentes:

1. Despido objetivo (Despido objetivo)

Se utiliza por: Razones económicas, organizativas o técnicas

Los despidos objetivos deben documentarse minuciosamente y ajustarse a las finanzas de la empresa.

2. Despido disciplinario (Despido disciplinario)

Se utiliza para: Mala conducta del empleado ( por ejemplo, fraude, retrasos reiterados, desobediencia).

Si posteriormente un tribunal laboral considera injustificado el despido disciplinario, la empresa debe readmitir al trabajador o pagarle una indemnización mayor.

3. Despido improcedente o injustificado (Despido improcedente)

Esto ocurre cuando no se cumplen los requisitos legales o procesales del despido.

Consecuencias:

El empresario debe ofrecer la readmisión con atrasos o pagar una indemnización compensatoria: 33 días de salario por año de servicio (si el contrato es posterior a 2012) o 20 días de salario por año en caso de despido económico. Puede incrementarse según convenio, y tiene un tope de un año de salario (es decir, un máximo de 12 años de antigüedad computada).

Proceso Requisitos para rescindir el contrato de trabajo 

Para despedir legalmente a un empleado, los empresarios deben:

• Emitir un aviso por escrito con justificación
• Realizar el pago final en un plazo de 48 horas
• Tramitar la baja en la Seguridad Social

Obligatorio al despedir:

• 10+ employees (companies <100)
• 10% de la plantilla (100-300)
• Más de 30 empleados (empresas >300)

Debe incluir un período de consultas, un plan de despidos y un expediente ante las autoridades laborales.

Para más información sobre los protocolos de extinción, visite el portal oficial del SEPE, gestionado por elServicio Público de Empleo Estatal (SEPE)

6. Riesgo de establecimiento permanente y responsabilidad del empresario 

La contratación de empleados en España, especialmente antes de crear una empresa local, puede desencadenar inadvertidamente el estatus de Establecimiento Permanente (EP). Para las empresas de mediana capitalización y las pymes en crecimiento, este es uno de los riesgos más caros y que más se pasan por alto en los negocios en España.

Establecer un establecimiento permanente significa que España puede tratar legalmente a su empresa extranjera como si tuviera una presencia local imponible, con todas las responsabilidades societarias y laborales que ello conlleva.

¿Qué desencadena la EP en España?

Escenario	Nivel de riesgo PE	Explicación
Contratación de un comercial en España	Alta	Los empleados que negocian o cierran acuerdos a nivel local son un desencadenante clásico de las PE
Utilizar espacios de coworking para el trabajo habitual	Medio	El uso frecuente puede considerarse un "lugar fijo de negocios".
Reuniones con clientes en España	Medio	No es un desencadenante por sí solo, pero el riesgo aumenta con la frecuencia o la formalización
Facturación a clientes españoles desde el extranjero	Bajo-Medio	Depende del nivel de actividad local y de la visibilidad

Riesgos de crear una EP

• 25% de impuesto de sociedades sobre la renta atribuible a España
• Obligaciones locales en materia de nóminas
• Registro atrasado con multas e intereses

Estrategias de mitigación

• Restringir la autoridad contractual del personal destinado en España
• Evite utilizar direcciones locales para actividades comerciales formales
• Canales de facturación y venta separados

7. Consejos estratégicos de cumplimiento de RRHH para Midcaps y PYMEs en España

Antes de contratar:

• Ejecutar una Auditoría Bancaria Certificada (CBA), auditar
• Validar los contratos con arreglo a la legislación local
• Presupuesto para 12 meses de salario y cotizaciones

Durante las operaciones:

• Utilizar un manual de RRHH específico para España
• Automatizar las nóminas y el seguimiento digital del tiempo
• Formar a los directivos locales en normas de empleo

Activadores estratégicos para la revisión de RRHH:

• Rondas de recaudación de fondos
• Entrada o salida del mercado
• Contratación o cese de ejecutivos
• Escala de personal

Por ejemplo, despedir a un directivo de nivel intermedio sin ajustar el despido al convenio colectivo puede dar lugar a una orden judicial de readmisión o de pago de salarios atrasados.

8. Lo que cambia en 2025: Resumen de las reformas de la legislación laboral en España

El marco laboral español se encuentra en un periodo de transición, con importantes reformas en estudio parlamentario en 2025. Los cambios propuestos más notables incluyen:

• Reducción de la semana laboral estándar a 37,5 horas (sin reducción salarial).
• Seguimiento digital obligatorio para todas las empresas
• Ampliación del permiso parental
• Regulación más estricta de los contratos temporales y de prácticas
• Nuevos requisitos para la presentación de informes sobre ESG y métricas laborales

Aunque estas reformas han avanzado a través de las negociaciones entre el gobierno y los sindicatos y han sido aprobadas como proyectos de ley, aún no están plenamente promulgadas. Las empresas deben seguir de cerca el proceso legislativo e iniciar los preparativos internos, pero deben seguir cumpliendo el marco jurídico vigente hasta que las nuevas leyes laborales locales se publiquen oficialmente y entren en vigor.

9. Conclusión: Un enfoque proactivo de la gestión de RRHH y del Derecho laboral en España

España ofrece una plataforma excepcional para la expansión internacional. Gracias a su ubicación estratégica, su talento cualificado y su acceso a los mercados europeos, no es de extrañar que las empresas de mediana capitalización y las pymes en expansión sigan dando prioridad a España en sus estrategias de internacionalización.

Pero 2025 no es el año de siempre. Las reformas legales, los mecanismos de aplicación digitales y las crecientes expectativas de los empleados hacen que el cumplimiento de la normativa laboral sea ahora una prioridad estratégica, no solo una función de RRHH.

Si su empresa está contratando en España -ya se trate de un especialista a distancia o de un equipo de ventas completo-, el éxito depende de lo bien que integre la legislación laboral en su planificación, gobernanza y operaciones cotidianas.

Puntos de acción a nivel C:

• Realizar una revisión jurídica antes de contratar
• Elegir el modelo de contratación legal adecuado (Entidad o híbrido)
• Implantar sistemas escalables para nóminas, control horario y permisos
• Formar a los equipos internos sobre los requisitos de 2025

De este modo, protegerá su marca, atraerá a los mejores talentos y construirá una base duradera para el crecimiento europeo.