Rekrutacja i zarządzanie zasobami ludzkimi w Portugalii

Rekrutacja i globalna strategia HR

W Portugalii zagraniczne firmy mogą zatrudniać pracowników bez konieczności zakładania lokalnej firmy lub stałego zakładu, takiego jak oddział lub przedstawicielstwo. Aby to zrobić, firma musi wykonać następujące kroki:

Zarejestrowanie zagranicznego pracodawcy w Krajowym Rejestrze Podmiotów Prawnych (RNPC) w celu uzyskania portugalskiego Zbiorowego Numeru Identyfikacyjnego Podmiotu (NIPC).
Wyznaczyć przedstawiciela podatkowego w Portugalii, jeśli siedziba spółki znajduje się poza UE. Jest to niezbędne do uzyskania NIPC.
Zawarcie umowy o reprezentacji z pracownikiem lub stroną trzecią (np. firmą księgową) w celu reprezentowania firmy w kontaktach z portugalskimi organami publicznymi, w tym z agencjami podatkowymi i ubezpieczeń społecznych. Przedstawiciel będzie odpowiedzialny za wszystkie podatki, w tym przetwarzanie listy płac, z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Czas trwania procedury zależy od tego, jak szybko zostaną złożone wymagane dokumenty. Proces ten nie zajmuje jednak dużo czasu, gdyż NIPC wydawany jest zazwyczaj w ciągu 5 dni roboczych.

Jakie są przepisy prawa pracy w Portugalii?

Konstytucja Portugalii (Constituição da República Portuguesa) i Kodeks pracy(Código do Trabalho) obejmują podstawowe prawa pracowników. Regulują one:

Wynagrodzenia
Godziny pracy
Zdrowie i bezpieczeństwo
Dodatek urlopowy
Równowaga między pracą a życiem prywatnym
Dostęp do równych szans

Zatrudnienie zwykle rozpoczyna się od umów na czas nieokreślony, które nie określają daty zakończenia i nie muszą mieć formy pisemnej, a ich rozwiązanie jest dozwolone tylko z powodów określonych w przepisach prawa pracy. W przypadku tymczasowych lub specyficznych potrzeb, pracodawcy mogą stosować umowy na czas określony lub nieokreślony, które muszą być sporządzone na piśmie. Umowy na czas nieokreślony, zależne od nieprzewidzianych zdarzeń, mogą trwać do czterech lat, podczas gdy umowy na czas określony mogą być odnawiane do trzech razy, ale łącznie nie mogą trwać dłużej niż dwa lata. Inne rodzaje umów, w tym umowy o pracę w niepełnym wymiarze godzin, umowy o telepracę i umowy o pracę z obcokrajowcami, również muszą być zawierane na piśmie, a pracodawcy są zobowiązani do informowania pracowników o istotnych szczegółach, zwłaszcza w przypadku pracy za granicą.

Okres próbny w umowach o pracę pozwala każdej ze stron na rozwiązanie umowy bez podania przyczyny. W przypadku umów na czas nieokreślony okres ten może trwać do 90 dni, z możliwością przedłużenia w określonych sytuacjach. W przypadku umów na czas określony lub nieokreślony, okres próbny wynosi 15 dni dla umów krótszych niż sześć miesięcy i 30 dni dla umów trwających sześć miesięcy lub dłużej. W okresie próbnym, rozwiązanie umowy nie wymaga wcześniejszego wypowiedzenia ani odszkodowania, choć pracodawcy muszą zapewnić wypowiedzenie w oparciu o upływający okres. Niezastosowanie się do tego wymogu skutkuje koniecznością wypłaty wynagrodzenia odpowiadającego okresowi wypowiedzenia.

W Portugalii obowiązują rygorystyczne przepisy dotyczące ochrony pracowników przed wypowiedzeniem. Pracownicy mogą zostać zwolnieni tylko wtedy, gdy ich zachowanie uniemożliwia kontynuowanie zatrudnienia, jeśli są nieproduktywni, wykonują pracę niskiej jakości, nie nadają się już do pracy lub w przypadku restrukturyzacji organizacyjnej.

Ubezpieczenie społeczne jest zarówno prawem, jak i wymogiem w Portugalii, ze składkami zarówno od pracowników, jak i pracodawców. Pracodawcy wpłacają 23,75% wynagrodzenia pracownika na listę płac, podczas gdy pracownicy mają potrącane 11% ze swoich wypłat na podatki na ubezpieczenie społeczne.

Ponadto portugalski system ma inne specyficzne cechy. Po założeniu spółki, a następnie powiadomieniu urzędu skarbowego o rozpoczęciu działalności, konieczne jest zarejestrowanie spółki i jej menedżerów w systemie ubezpieczeń społecznych. Menedżerowie spółki mogą zdecydować, czy chcą otrzymywać wynagrodzenie za swoją rolę. Jeśli zdecydują się nie otrzymywać wynagrodzenia, muszą płacić minimalną miesięczną składkę na ubezpieczenie społeczne w wysokości 34,75% IAS (Social Support Index). W 2024 r. IAS wynosi 509,26 euro, co oznacza, że miesięczna płatność wynosi 176,97 euro. Jeśli zdecydują się otrzymywać wynagrodzenie, muszą płacić miesięczną składkę na ubezpieczenie społeczne w wysokości 34,75% swojego wynagrodzenia i odliczać od niej IRS (podatek dochodowy). Jeśli menedżerowie płacą składki na ubezpieczenie społeczne w innym kraju, muszą poprosić o zwolnienie z płatności w Portugalii (niezależnie od tego, czy otrzymują wynagrodzenie, czy nie).

Aby zatrudnić pracowników, firma musi uzyskać ubezpieczenie od odszkodowań pracowniczych i zawrzeć umowę z firmą świadczącą usługi w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto, zatrudniając kogoś zgodnie z prawem portugalskim, umowa musi zostać sporządzona przez prawnika, aby zapobiec potencjalnym problemom.

Co należy wziąć pod uwagę w przypadku pracowników zagranicznych?

Obywatele Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mogą swobodnie pracować w Portugalii. Inni obcokrajowcy potrzebują wizy pracowniczej lub pozwolenia na pobyt w przypadku różnych rodzajów zatrudnienia, w tym pracy podporządkowanej, samozatrudnienia i działań wymagających wysokich kwalifikacji. Wizy pracownicze, w tym dla osób poszukujących pracy, uzyskuje się przed wjazdem do Portugalii. Wiza dla osób poszukujących pracy pozwala na pobyt do 180 dni w celu znalezienia pracy. Zezwolenia na pobyt, początkowo ważne przez dwa lata i odnawialne na okresy trzyletnie, mogą prowadzić do stałego pobytu po pięciu latach, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów prawnych.

Lista płac w Portugalii

W Portugalii pensje są podzielone na 14 płatności w ciągu roku zamiast 12 miesięcznych pensji. Wynagrodzenie jest podwajane w ramach ustawowych premii świątecznych i wakacyjnych; są to 2 dodatkowe miesiące. Można sobie z tym poradzić na kilka sposobów:

Pracodawca może wypłacić 50% każdego dodatku przed wakacjami letnimi (zazwyczaj w czerwcu) i przed Bożym Narodzeniem, a pozostałą część wypłacić w pozostałych okresach rozliczeniowych w roku.

Alternatywnie, pracodawca może wypłacić dotacje w całości przed wakacjami. Płaca minimalna wynosi 820 euro, wynagrodzenia nie mogą spaść poniżej tego ustalonego przez rząd minimum krajowego, chociaż układy zbiorowe mogą ustalać wyższe minima.

Inne potencjalne płatności obejmują dodatki za posiłki i nadgodziny. Dodatki na posiłki nie są obowiązkowe na mocy prawa, jednak większość firm decyduje się na ich zapewnienie. Pracownicy zazwyczaj otrzymują dodatek na posiłki za każdy dzień pracy. Kwota dodatku na posiłki jest ustalana przez firmę i musi być taka sama dla wszystkich pracowników. Dodatek na posiłki może być wypłacany przelewem bankowym, podobnie jak wynagrodzenie, lub za pomocą karty na posiłki. W przypadku płatności przelewem bankowym aktualna maksymalna kwota dzienna niepodlegająca opodatkowaniu wynosi 6,00 €. W przypadku płatności za pomocą karty żywieniowej, obecna maksymalna dzienna kwota niepodlegająca opodatkowaniu wynosi 9,60 €. Te minimalne kwoty nie są ograniczone; firma może zdecydować się na wypłatę wyższych kwot, ale w takim przypadku zarówno pracownik, jak i firma zapłacą podatek od różnicy.

Standardowy czas pracy w Portugalii wynosi 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo. Pracownicy mają prawo do obowiązkowych okresów odpoczynku i cotygodniowego dnia wolnego, zwykle w niedzielę. Istnieją specjalne przepisy mające na celu ochronę nieletnich, rodziców i nieformalnych opiekunów. Ochrona ta obejmuje ograniczenia dotyczące nadgodzin i pracy w nocy, a także szczególne warunki zwolnienia.

Co do zasady, normalny czas pracy nie może przekraczać 8 godzin dziennie, 40 godzin tygodniowo. Pracodawca określa harmonogram pracy, zapewniając pracownikom prawo do:

Okres odpoczynku trwający co najmniej 1 godzinę i nie dłużej niż 2 godziny w ciągu dnia pracy, aby zapobiec pracy przez więcej niż pięć godzin z rzędu;
11 kolejnych godzin odpoczynku między dwoma następującymi po sobie dniami roboczymi;
Przynajmniej jeden dzień wolny w tygodniu, który zazwyczaj przypada w niedzielę.

Obowiązkowy tygodniowy odpoczynek musi być wykorzystywany w ciągłości z jedenastogodzinnym dziennym okresem odpoczynku lub uzupełniającym tygodniowym odpoczynkiem. Niektóre z tych zasad mogą zostać zmodyfikowane dzięki układom zbiorowym pracy lub indywidualnym umowom z pracownikami.

W Portugalii od 1 stycznia pracownicy mają prawo do 22 dni roboczych płatnego urlopu rocznie, które muszą być wykorzystane w tym samym roku kalendarzowym. Spośród nich 10 dni musi być wykorzystanych kolejno. Ważne jest, aby pamiętać, że "dni robocze" odnoszą się do dni od poniedziałku do piątku, w przeciwieństwie do niektórych innych krajów, w których płatny urlop jest liczony w tygodniach i obejmuje soboty i niedziele.

Istnieją jednak wyjątki od tej zasady w roku, w którym pracownik został zatrudniony, w przypadku umowy o pracę na okres do sześciu miesięcy oraz gdy umowa kończy się w roku następującym po zatrudnieniu. Istnieje 30-dniowy limit urlopu w tym samym roku roboczym, chyba że uzgodniono inaczej w układzie zbiorowym pracy.

Każdy pracownik ma prawo do płatnego urlopu, który jest obowiązkowy i niezastępowalny żadną opłatą. Naruszenie tego prawa stanowi poważne naruszenie przepisów i może skutkować wypłatą odszkodowania pracownikom.

Święta narodowe w Portugalii to:

1 stycznia: Nowy Rok (Ano Novo; święto narodowe).

12 lutego: Karnawał (Carnaval; święto regionalne).

29 marca: Wielki Piątek (Sexta Feira Santa; święto narodowe).

31 marca: Wielkanoc (Páscoa; święto narodowe).

1 kwietnia: Poniedziałek Wielkanocny (Segunda-feira de Páscoa; święto regionalne).

25 kwietnia: Dzień Wolności (Dia da Liberdade; święto narodowe).

1 maja: Święto Pracy (Dia do Trabalhador; święto narodowe).

9 maja: Czwartek Wniebowstąpienia Pańskiego (Quinta-feira da Ascensão; święto regionalne).

30 maja: Boże Ciało (Corpo de Deus; święto narodowe).

10 czerwca: Dzień Portugalii (Dia de Portugal; święto narodowe).

15 sierpnia: Wniebowzięcie Najświętszej Marii Panny (Assunção de Maria; święto narodowe).

5 października: Proklamacja Republiki Portugalskiej (Implantação da República; święto narodowe).

1 listopada: Dzień Wszystkich Świętych (Todos os Santos; święto narodowe).

1 grudnia: Święto Odzyskania Niepodległości (Restauração da Independência; święto narodowe).

8 grudnia: Święto Niepokalanego Poczęcia (Imaculada Conceição; święto narodowe).

25 grudnia: Boże Narodzenie (Natal; święto narodowe).

Podatki i składki na ubezpieczenie społeczne w Portugalii

W Portugalii podatek obejmuje główne podatki i składki na ubezpieczenie społeczne. Na przykład IRS ( Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares) lub IRC (Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas) w języku angielskim oznacza podatek dochodowy od osób prawnych. W przypadku IRS roczne deklaracje dochodowe należy składać między 1 kwietnia a 30 czerwca następnego roku. Termin ten może zostać przedłużony do 31 grudnia w przypadku osób fizycznych uzyskujących dochody zagraniczne.

Kto musi płacić te podatki?

Rezydenci na terytorium Portugalii muszą płacić IRS od swoich dochodów na całym świecie, podczas gdy nierezydenci są opodatkowani tylko od dochodów uzyskanych w Portugalii. Rezydencja dla celów podatkowych jest określana na podstawie fizycznej obecności przekraczającej 183 dni w dowolnym 12-miesięcznym okresie, przy czym brane są również pod uwagę dni częściowe. Alternatywnie, osoby z krótszymi pobytami mogą zostać uznane za rezydentów, jeśli utrzymują miejsce zamieszkania w Portugalii, wskazując na zamiar uczynienia go swoim zwykłym domem. Niedawna reforma IRS w Portugalii wprowadziła koncepcję częściowej rezydencji podatkowej, w której osoba fizyczna jest uznawana za rezydenta podatkowego od pierwszego dnia obecności w Portugalii i nierezydenta od ostatniego dnia obecności w tym kraju. (patrz tabela stawek podatkowych)

Tabela - Rekrutacja i zarządzanie zasobami ludzkimi w Portugalii

Termin składania deklaracji IRC upływa ostatniego dnia maja następnego roku. Podatek musi wynikać z generowania dochodu przez danego podatnika; samo posiadanie aktywów nie powoduje powstania zobowiązań IRC. Podatnikami będącymi rezydentami są publiczne lub prywatne osoby prawne z siedzibą lub faktycznym zarządem na terytorium Portugalii. Ogólnie rzecz biorąc, podmioty zaangażowane w operacje gospodarcze o charakterze komercyjnym są opodatkowane od swoich światowych zysków. Podmioty niebędące re zydentami posiadające stały zakład w Portugalii również podlegają IRC od dochodu przypisanego do tego zakładu. Stały zakład jest szeroko definiowany jako stałe miejsce, w którym prowadzona jest działalność handlowa, przemysłowa lub rolnicza, w tym lokalizacje takie jak biuro zarządu, oddział, fabryka, warsztat lub działalność zależnego agenta na terytorium Portugalii. Podmioty niebędące rezydentami bez stałego zakładu są opodatkowane wyłącznie od dochodów pochodzących z Portugalii.

Podatek dochodowy od osób prawnych (IRC) dla spółek będących rezydentami, prowadzących głównie działalność handlową, przemysłową lub rolniczą, jest ustalony według standardowej stawki 21%. Ponadto większość gmin może pobierać dopłaty (derrama municipal) według maksymalnej stawki 1,5% od podlegających opodatkowaniu zysków. Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) zaangażowane bezpośrednio i głównie w te działania korzystają z obniżonej stawki IRC w wysokości 17% od pierwszych 25 000 EUR dochodu podlegającego opodatkowaniu, przy czym standardowa stawka 21% ma zastosowanie do każdej kwoty przekraczającej ten próg.