Einstellung und Verwaltung von Personal in Portugal

Personalbeschaffung und globale HR-Strategie

In Portugal können ausländische Unternehmen Mitarbeiter einstellen , ohne ein lokales Unternehmen oder eine ständige Niederlassung(z. B. eine Zweigstelle oder eine Repräsentanz) gründen zu müssen. Dazu muss das Unternehmen die folgenden Schritte befolgen:

1. Registrieren Sie den ausländischen Arbeitgeber beim Nationalen Register für juristische Personen (RNPC), um eine portugiesische Identifikationsnummer für kollektive Einrichtungen (NIPC) zu erhalten.
2. Ernennen Sie einen Fiskalvertreter in Portugal, wenn sich der Hauptsitz des Unternehmens außerhalb der EU befindet. Dies ist für die Erteilung des NIPC erforderlich.
3. Abschluss einer Vertretungsvereinbarung mit dem Arbeitnehmer oder einem Dritten (z. B. einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft) zur Vertretung des Unternehmens gegenüber den portugiesischen Behörden, einschließlich der Steuer- und Sozialversicherungsbehörden. Der Vertreter ist für alle Steuern, einschließlich der Lohnabrechnung, mit der Sozialversicherung zuständig.

Wie lange das Verfahren dauert, hängt davon ab, wie schnell die erforderlichen Unterlagen eingereicht werden. Im Allgemeinen nimmt das Verfahren jedoch nicht viel Zeit in Anspruch, da der NIPC in der Regel innerhalb von 5 Arbeitstagen ausgestellt wird.

Welche Arbeitsgesetze gibt es in Portugal?

Die portugiesische Verfassung(Constituição da República Portuguesa) und das Arbeitsgesetzbuch(Código do Trabalho) umfassen die Grundrechte der Arbeitnehmer. Sie regeln:

• Löhne
• Arbeitszeiten
• Gesundheit und Sicherheit
• Urlaubsgeld
• Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben
• Zugang zur Chancengleichheit

Die Beschäftigung beginnt in der Regel mit unbefristeten Verträgen, die kein Enddatum vorsehen und nicht schriftlich abgefasst sein müssen, wobei eine Kündigung nur aus arbeitsrechtlich festgelegten Gründen zulässig ist. Bei vorübergehendem oder spezifischem Bedarf können Arbeitgeber befristete oder unbestimmte Verträge verwenden, die schriftlich abgeschlossen werden müssen. Unbefristete Verträge, die von unvorhergesehenen Ereignissen abhängen, können bis zu vier Jahre dauern, während befristete Verträge bis zu dreimal verlängert werden können, insgesamt aber zwei Jahre nicht überschreiten dürfen. Andere Arten von Verträgen, einschließlich Teilzeit-, Telearbeits- und Auslandsverträgen, müssen ebenfalls schriftlich abgefasst werden, wobei die Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitnehmer über die entsprechenden Einzelheiten zu informieren, insbesondere bei Arbeiten im Ausland.

Die Probezeit in Arbeitsverträgen ermöglicht es beiden Parteien, den Vertrag ohne Grund zu beenden. Bei unbefristeten Verträgen kann diese Frist bis zu 90 Tage betragen, wobei in bestimmten Situationen eine Verlängerung möglich ist. Bei befristeten oder unbestimmten Verträgen beträgt die Probezeit 15 Tage bei Verträgen mit einer Laufzeit von weniger als sechs Monaten und 30 Tage bei Verträgen mit einer Laufzeit von sechs Monaten oder mehr. Während der Probezeit ist für eine Kündigung keine Vorankündigung oder Entschädigung erforderlich, der Arbeitgeber muss jedoch eine Kündigungsfrist einhalten, die sich nach der verstrichenen Zeit richtet. Bei Nichteinhaltung der Kündigungsfrist ist das Gehalt in Höhe der Kündigungsfrist zu zahlen.

Portugal hat einen strengen Kündigungsschutz für Arbeitnehmer. Arbeitnehmer können nur dann entlassen werden, wenn ihr Verhalten die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unmöglich macht, wenn sie unproduktiv sind, minderwertige Arbeit leisten, für die Stelle nicht mehr geeignet sind oder wenn eine organisatorische Umstrukturierung stattfindet.

Die Sozialversicherung ist in Portugal sowohl ein Recht als auch eine Pflicht, zu der sowohl die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber Beiträge leisten. Die Arbeitgeber zahlen 23,75 % des Lohns eines Arbeitnehmers in die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein, während die Arbeitnehmer 11 % ihres Lohns für Sozialversicherungsabgaben abführen müssen.

Darüber hinaus weist das portugiesische System weitere Besonderheiten auf. Nachdem Sie Ihr Unternehmen gegründet und dem Finanzamt die Aufnahme der Tätigkeit gemeldet haben, müssen Sie das Unternehmen und seine Geschäftsführer bei der Sozialversicherung anmelden. Die Unternehmensleiter können wählen, ob sie für ihre Tätigkeit eine Vergütung erhalten wollen oder nicht. Entscheiden sie sich gegen eine Vergütung, müssen sie einen monatlichen Mindestbeitrag zur Sozialversicherung in Höhe von 34,75 % des IAS (Social Support Index) entrichten. Im Jahr 2024 wird der IAS auf 509,26 € festgesetzt, so dass die monatliche Zahlung 176,97 € beträgt. Wenn sie sich für eine Vergütung entscheiden, müssen sie einen monatlichen Sozialversicherungsbeitrag in Höhe von 34,75 % ihrer Vergütung entrichten und davon die Einkommenssteuer abziehen. Wenn Führungskräfte in einem anderen Land Sozialversicherungsbeiträge zahlen, müssen sie beantragen, von den Zahlungen in Portugal befreit zu werden (unabhängig davon, ob sie ein Gehalt beziehen oder nicht).

Um Mitarbeiter einzustellen, muss das Unternehmen eine Arbeitsunfallversicherung abschließen und einen Vertrag mit einem Unternehmen schließen, das Dienstleistungen im Bereich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz anbietet. Außerdem muss bei der Einstellung von Mitarbeitern nach portugiesischem Recht der Vertrag von einem Anwalt aufgesetzt werden, um mögliche Probleme zu vermeiden.

Was ist bei ausländischen Arbeitnehmern zu beachten?

Bürger der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz können in Portugal frei arbeiten. Andere Ausländer benötigen ein Arbeitsvisum oder eine Aufenthaltsgenehmigung für verschiedene Arten von Beschäftigung, einschließlich untergeordneter Arbeit, selbständiger Tätigkeit und hochqualifizierter Tätigkeiten. Arbeitsvisa, auch solche für Arbeitssuchende, werden vor der Einreise nach Portugal beantragt. Ein Visum für Arbeitssuchende erlaubt einen Aufenthalt von bis zu 180 Tagen, um Arbeit zu finden. Aufenthaltsgenehmigungen, die zunächst für zwei Jahre gültig sind und um jeweils drei Jahre verlängert werden können, können nach fünf Jahren zu einem dauerhaften Aufenthalt führen, sofern alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Gehaltsabrechnung in Portugal

In Portugal werden die Gehälter nicht in 12 Monatsgehältern, sondern in 14 Monatsgehältern über das Jahr verteilt ausgezahlt. Das Gehalt wird als gesetzliches Weihnachts- und Sommerurlaubsgeld verdoppelt; dies sind die beiden zusätzlichen Monate. Dies kann auf verschiedene Weise gehandhabt werden:

Der Arbeitgeber kann 50 % jeder Zulage vor den Sommerferien (in der Regel im Juni) und vor Weihnachten auszahlen, der Rest wird in den übrigen Lohn- und Gehaltsperioden des Jahres ausgezahlt.

Alternativ kann der Arbeitgeber die Zuschüsse vor den Ferien in voller Höhe auszahlen. Der Mindestlohn beträgt 820 €, und die Löhne dürfen nicht unter diesen von der Regierung festgelegten nationalen Mindestlohn fallen, obwohl in Tarifverträgen höhere Mindestlöhne festgelegt werden können.

Weitere mögliche Zahlungen sind Essenszuschläge und Überstunden. Essenszuschüsse sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, die meisten Unternehmen gewähren sie jedoch. In der Regel erhalten die Arbeitnehmer für jeden Arbeitstag ein Essensgeld. Die Höhe des Essensgeldes wird vom Unternehmen festgelegt und muss für alle Mitarbeiter gleich sein. Das Essensgeld kann wie das Gehalt per Banküberweisung oder über eine Essenskarte ausgezahlt werden. Bei Überweisung beträgt der derzeitige nicht steuerpflichtige Höchstbetrag 6,00 € pro Tag. Bei Zahlung über eine Essenskarte beträgt der derzeitige nicht steuerpflichtige Höchstbetrag pro Tag 9,60 €. Diese Mindestbeträge sind nicht begrenzt; das Unternehmen kann auch höhere Beträge zahlen, aber in diesem Fall müssen sowohl der Arbeitnehmer als auch das Unternehmen Steuern auf die Differenz zahlen.

Die Standardarbeitszeit in Portugal beträgt 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche. Die Arbeitnehmer haben Anspruch auf obligatorische Ruhezeiten und einen wöchentlichen freien Tag, in der Regel den Sonntag. Es gibt besondere Gesetze zum Schutz von Minderjährigen, Eltern und informellen Betreuungspersonen. Zu diesem Schutz gehören Beschränkungen für Überstunden und Nachtarbeit sowie besondere Bedingungen für die Entlassung.

In der Regel darf die normale Arbeitszeit 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche nicht überschreiten. Der Arbeitgeber legt die Arbeitszeit fest, wobei er den Arbeitnehmern das Recht einräumt:

• Eine Ruhezeit von mindestens 1 Stunde und höchstens 2 Stunden während des Arbeitstages, damit nicht mehr als fünf Stunden am Stück gearbeitet wird;
• 11 aufeinanderfolgende Stunden Ruhezeit zwischen zwei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen;
• Mindestens ein freier Tag pro Woche, der in der Regel dem Sonntag entspricht

Die obligatorische wöchentliche Ruhezeit muss im Anschluss an eine elfstündige tägliche Ruhezeit oder eine ergänzende wöchentliche Ruhezeit genommen werden. Einige dieser Regeln können durch Tarifverträge oder durch individuelle Vereinbarungen mit den Arbeitnehmern geändert werden.

In Portugal haben Arbeitnehmer ab dem 1. Januar Anspruch auf 22 Arbeitstage bezahlten Urlaub pro Jahr, der innerhalb desselben Kalenderjahres genommen werden muss. Davon müssen 10 Tage nacheinander genommen werden. Es ist wichtig zu wissen, dass sich "Arbeitstage" auf Montag bis Freitag beziehen, im Gegensatz zu einigen anderen Ländern, in denen der bezahlte Urlaub in Wochen gezählt wird und Samstage und Sonntage einschließt.

Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel in dem Jahr, in dem der Arbeitnehmer eingestellt wird, bei einem Arbeitsvertrag von bis zu sechs Monaten und wenn der Vertrag in dem auf die Einstellung folgenden Jahr endet. Die Urlaubszeit ist auf 30 Tage im selben Arbeitsjahr begrenzt, es sei denn, es wurde tarifvertraglich etwas anderes vereinbart.

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf bezahlten Urlaub, der obligatorisch ist und nicht durch ein Entgelt ersetzt werden kann. Die Verletzung dieses Rechts stellt eine schwere Ordnungswidrigkeit dar und kann zur Zahlung einer Entschädigung an die Arbeitnehmer führen.

Die nationalen Feiertage in Portugal sind:

• 1. Januar: Neujahrstag (Ano Novo; Nationalfeiertag).

• 12. Februar: Karneval (Carnaval; regionaler Feiertag).

• 29. März: Karfreitag (Sexta Feira Santa; nationaler Feiertag).

• 31. März: Ostern (Páscoa; Nationalfeiertag).

• 1. April: Ostermontag (Segunda-feira de Páscoa; regionaler Feiertag).

• 25. April: Tag der Freiheit (Dia da Liberdade; Nationalfeiertag).

• 1. Mai: Tag der Arbeit (Dia do Trabalhador; nationaler Feiertag).

• 9. Mai: Donnerstag nach Christi Himmelfahrt (Quinta-feira da Ascensão; regionaler Feiertag).

• 30. Mai: Fronleichnam (Corpo de Deus; Nationalfeiertag).

• 10. Juni: Portugal-Tag (Dia de Portugal; Nationalfeiertag).

• 15. August: Mariä Himmelfahrt (Assunção de Maria; Nationalfeiertag).

• 5. Oktober: Ausrufung der Portugiesischen Republik (Implantação da República; Nationalfeiertag).

• 1. November: Allerheiligen (Todos os Santos; Nationalfeiertag).

• 1. Dezember: Wiederherstellung der Unabhängigkeit (Restauração da Independência; Nationalfeiertag).

• 8. Dezember: Fest der Unbefleckten Empfängnis (Imaculada Conceição; Nationalfeiertag).

• 25. Dezember: Weihnachten (Natal; Nationalfeiertag).

Steuern und Sozialabgaben in Portugal

In Portugal umfasst die Steuer die wichtigsten Steuern und Sozialabgaben. Die IRS (Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares) oder IRC (Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas) bedeutet zum Beispiel Körperschaftssteuer. Bei der IRS müssen die jährlichen Einkommenserklärungen zwischen dem 1. April und dem 30. Juni des Folgejahres eingereicht werden. Für natürliche Personen mit ausländischem Einkommen kann sich diese Frist bis zum 31. Dezember verlängern.

Wer muss diese Steuern zahlen?

Auf portugiesischem Gebiet Ansässige müssen ihr weltweites Einkommen versteuern, während Nichtansässige nur für das in Portugal erzielte Einkommen besteuert werden. Die Ansässigkeit für Steuerzwecke wird durch eine physische Anwesenheit von mehr als 183 Tagen in einem beliebigen 12-Monats-Zeitraum bestimmt, wobei auch Teiltage berücksichtigt werden. Alternativ können auch Personen mit kürzeren Aufenthalten als Residenten betrachtet werden, wenn sie einen Wohnsitz in Portugal unterhalten, der auf die Absicht hindeutet, das Land zu ihrem gewöhnlichen Wohnsitz zu machen. Mit der jüngsten Steuerreform in Portugal wurde das Konzept des teilweisen Steuerwohnsitzes eingeführt, bei dem eine Person ab dem ersten Tag ihrer Anwesenheit in Portugal als steuerlich ansässig und ab dem letzten Tag ihrer Anwesenheit im Land als nicht ansässig gilt. (siehe Tabelle zum Steuersatz)

Die Frist für die Einreichung von IRC-Erklärungen ist der letzte Tag im Mai des Folgejahres. Die für die Steuer relevanten Einkünfte müssen aus der Erzielung von Einkünften durch die jeweiligen Steuerpflichtigen resultieren; der bloße Besitz von Vermögenswerten löst keine IRC-Verpflichtungen aus. Zu den gebietsansässigen Steuerpflichtigen gehören öffentliche oder private juristische Personen mit Sitz oder tatsächlicher Geschäftsleitung im portugiesischen Hoheitsgebiet. Im Allgemeinen werden Einrichtungen, die wirtschaftliche Tätigkeiten gewerblicher Art ausüben, mit ihren weltweiten Gewinnen besteuert. Nicht gebietsansässige Unternehmen mit einer Betriebsstätte in Portugal unterliegen ebenfalls der IRC auf Einkünfte, die dieser Betriebsstätte zuzurechnen sind. Eine Betriebsstätte ist allgemein definiert als ein fester Ort, an dem gewerbliche, industrielle oder landwirtschaftliche Tätigkeiten ausgeübt werden, einschließlich Orten wie einem Geschäftsführungsbüro, einer Niederlassung, einer Fabrik, einer Werkstatt oder der Tätigkeit eines abhängigen Vertreters auf portugiesischem Gebiet. Gebietsfremde Unternehmen ohne Betriebsstätte werden nur mit Einkünften besteuert, die in Portugal erzielt werden.

Die Körperschaftssteuer (IRC) für gebietsansässige Unternehmen, die hauptsächlich in den Bereichen Handel, Industrie oder Landwirtschaft tätig sind, ist auf einen Standardsatz von 21 % festgelegt. Zusätzlich können die meisten Gemeinden einen Aufschlag (derrama municipal) von maximal 1,5 % auf die steuerpflichtigen Gewinne erheben. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die direkt und überwiegend in diesen Bereichen tätig sind, profitieren von einem ermäßigten IRC-Satz von 17 % auf die ersten 25.000 € des steuerpflichtigen Einkommens, wobei der Normalsatz von 21 % für alle Beträge gilt, die über diese Schwelle hinausgehen.