Einstellung ausländischer Unternehmen in Deutschland: Wie man erfolgreich rekrutiert

Warum die Personalbeschaffung in Deutschland anders ist

Deutschland ist einer der attraktivsten Märkte für internationale Unternehmen, doch die Personalbeschaffung erweist sich oft als komplexer als erwartet. Viele Herausforderungen sind auf den ersten Blick nicht erkennbar und hängen eng mit den lokalen Marktbedingungen, Vorschriften und kulturellen Erwartungen zusammen. Kulturelle Unterschiede im Verhalten von Bewerbern und Unternehmen können selbst zwischen Nachbarländern eine Herausforderung darstellen: Frankreich/Deutschland, Polen/Deutschland oder Italien/Deutschland.

Bei der Personalbeschaffung in Deutschland geht es weniger um Schnelligkeit als vielmehr um Glaubwürdigkeit. Unternehmen, die die lokale Mentalität verstehen und ihre Personalbeschaffungsstrategie entsprechend anpassen, haben weitaus bessere Chancen, die richtigen Talente zu gewinnen und zu halten.

Der deutsche Arbeitsmarkt (Was Sie erwartet)

In vielen Branchen ist Deutschland eindeutig ein kandidatenorientierter Markt. Qualifizierte Fachkräfte, insbesondere in den Bereichen IT, Ingenieurwesen, Gesundheitswesen und Technik, können zwischen mehreren Angeboten wählen. Infolgedessen sind die Einstellungsfristen tendenziell länger und die Erwartungen höher.

Kandidaten legen in der Regel Wert auf:
• Arbeitsplatzsicherheit und langfristige Stabilität
• Entwicklungsmöglichkeiten
• Klare Rollen und Verantwortlichkeiten
• Transparente Vergütung
• Eine gesunde Work-Life-Balance / Flexibilität
• Erfahrung ist wichtiger als akademische Qualifikationen (für Arbeitgeber)

Aggressive oder übermäßig verkaufsorientierte Rekrutierungsansätze kommen oft nicht gut an. Das Prinzip des Gebens und Nehmens ist stark ausgeprägt, und die Übereinstimmung zwischen Unternehmen und Bewerber muss auf Gegenseitigkeit beruhen.

Ein Win-Win-Ansatz ist in Deutschland sehr verbreitet und kommt sowohl dem Bewerber als auch dem Unternehmen zugute. Für eine nachhaltige, langfristige Arbeitsbeziehung muss die Bereitschaft, sich für die Stelle zu engagieren, von beiden Seiten kommen.

• Obwohl virtuelle Meetings weit verbreitet sind, wird ein persönliches Treffen dringend empfohlen, um das anfängliche Engagement und echtes Interesse zu demonstrieren.

Die Kultur, die über die Einstellung entscheidet (oder sie verhindert)

Deutsche Einstellungsverfahren sind in der Regel strukturiert und formell. Stellenbeschreibungen müssen präzise sein, und Qualifikationen, Zeugnisse und Berufserfahrung spielen eine wichtige Rolle.

Aus Sicht eines Bewerbers ist es nicht üblich, sich selbst übermäßig anzupreisen oder so zu tun, als sei die Stelle Ihre einzige Priorität oder Wahl.

Während des Interviews:

• Die Kommunikation ist in der Regel direkt und sachlich
• Bewerber schätzen Ehrlichkeit mehr als Begeisterung
• Übertriebene Versprechungen können schnell Misstrauen hervorrufen
• Zuverlässigkeit, Klarheit und Konsistenz sind während des gesamten Einstellungsprozesses entscheidende Faktoren
• Bewerber treffen keine voreiligen Entscheidungen
• Es ist sinnvoll, einen klaren Kontext zu schaffen und den Ablauf des Gesprächs zu skizzieren: Vorstellung des Unternehmens, Dauer, Fragen am Ende usw.
• Über Geld zu sprechen ist keineswegs tabu: Das Gehalt muss besprochen werden, um keine Zeit des Unternehmens und des Bewerbers zu verschwenden.

Arbeitsverträge und Compliance-Grundlagen

Internationale Unternehmen müssen die Einhaltung folgender Vorschriften sicherstellen:

1. Rechtlicher Rahmen und Arbeitsrecht

• Einhaltung des deutschen Arbeitsrechts, einschließlich des gesetzlichen Mindestlohns (12,82 € pro Stunde ab 2026)
• Arbeitsverhältnisse sind erst nach Unterzeichnung eines formellen Arbeitsvertrags rechtsverbindlich.
• Nach deutschem Recht gibt es keine gesetzlich anerkannte „Absichtserklärung“ oder ein Versprechen auf eine Anstellung.
• Sowohl der Arbeitgeber als auch der Bewerber können vor Vertragsabschluss ohne rechtliche Konsequenzen zurücktreten.

2. Sozialversicherung und Registrierung

• Sozialversicherungsanmeldung: Arbeitnehmer müssen krankenversichert sein, entweder im Rahmen des gesetzlichen Systems oder einer privaten Krankenversicherung.
• Im Jahr 2026 sind in Deutschland 90 % der Menschen in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert, gegenüber 10 % in der privaten Krankenversicherung.

3. Arbeitszeitregelungen

• Standardarbeitszeit: 40 Stunden pro Woche
• In der Regel strukturiert als 8 Stunden pro Tag über 5 Arbeitstage
• Vorbehaltlich des deutschen Arbeitszeitgesetzes (Arbeitszeitgesetz)

4. Urlaubsanspruch

• Gesetzlich vorgeschriebene Mindestanzahl von 20 Tagen bezahlten Jahresurlaubs für Vollzeitbeschäftigte bei einer 5-Tage-Woche
• In der Praxis gewähren die meisten Arbeitgeber 26 bis 30 Tage Jahresurlaub.

5. Kündigungsfristen

• Gesetzliche Mindestkündigungsfrist: 4 Wochen
• Die Kündigungsfristen können sich je nach Dienstalter, Funktion und vertraglichen Vereinbarungen verlängern.
• In der Praxis ist eine Kündigungsfrist von drei Monaten üblich; bei leitenden Positionen sind sechs Monate keine Seltenheit.

Arbeitsverträge in Deutschland (müssen enthalten)

• Umfang + Verantwortlichkeiten
• Arbeitszeit/Arbeitsort/Homeoffice-Details
• Gehaltsstruktur (fest + variabel)
• Urlaub/Leistungen
• Kündigungsfrist + Probezeit: genaue Daten

Was ausländische Unternehmen oft unterschätzen

• Keine Sicherheit durch „Versprechen“ – Vertragsabschluss ist entscheidend
• Die Kündigungsfristen können lang sein (oft 3–6 Monate).
• Die Einarbeitung kann bis zu 6 Monate dauern.

Rechtlicher Rahmen: Was optional ist – aber einen Unterschied macht

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus investieren und bauen Unternehmen, die in Deutschland erfolgreich sind, in der Regel auf:

• Eine lokal angepasste Arbeitgebermarke
• Klare und realistische Gehaltsstrukturen
• Gut organisierte Einarbeitung: bis zu 6 Monate
• Transparente interne Kommunikation
• Die Hierarchie ist weniger streng: Es gibt mehr funktionsübergreifende Kommunikation als vertikale Kommunikation. Selbst in großen internationalen Organisationen versuchen Unternehmen, sich an das jeweilige Land anzupassen, und verlangen oft Deutschkenntnisse der Stufe A1/A2 oder höher (insbesondere im Ingenieurwesen).
• Diese Elemente sind nicht zwingend erforderlich, haben jedoch einen starken Einfluss auf die Attraktivität des Arbeitgebers und die Mitarbeiterbindung.
• Organisation & Klarheit: Eine frühzeitige Planung des Koordinationsrahmens zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist unerlässlich, insbesondere wenn der Arbeitnehmer allein in Deutschland tätig ist oder sein direkter Vorgesetzter nicht vor Ort ist.
• Mitarbeiter wünschen sich in der Regel Klarheit über die Organisationsstruktur, einschließlich der Häufigkeit von Reisen zum Hauptsitz und der zu erwartenden Berichtsstruktur.
• Zu diesem Zweck sollte der Arbeitgeber einen klaren Koordinations- und Kommunikationsplan haben, den er dem zukünftigen Mitarbeiter mitteilt.

Personalvermittlungsdienste: Zugang zu lokalen Talenten

Die von Agenturen in Deutschland angebotenen Personalvermittlungsdienste dienen zwei Hauptzwecken:

• Identifizierung des zukünftigen Mitarbeiters
• Als Brücke zwischen dem ausländischen Unternehmen und dem Arbeitnehmer fungieren.

Dazu gehören die Erleichterung der Kommunikation, die Vermittlung der Erwartungen und Anforderungen beider Seiten und die Sicherstellung des gegenseitigen Verständnisses.

Der Arbeitsmarkt in Deutschland im Jahr 2026 ist herausfordernd, und Arbeitnehmer neigen dazu, keine übereilten Entscheidungen zu treffen.

Die Suche nach dem idealen Kandidaten kann drei Monate oder länger dauern. Es ist üblich, Kandidaten anzusprechen, die bereits in einem Beschäftigungsverhältnis stehen, was den Einstellungsprozess oft verlängert.

Für ausländische Unternehmen ermöglicht die Zusammenarbeit mit einem Personalvermittlungsdienstleister, dass diese Vorab-Recherchen und Kontaktaufnahmen extern abgewickelt werden können.

Was wir bei Altios Deutschland tun

Auftakt & Einweisung

• Gemeinsame Sitzung zum Verständnis der Unternehmenskultur, der Anforderungen an die Rolle und der Erwartungen.

Kriterien definieren

• Klare Definition der erforderlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Verhaltensmerkmale als Leitfaden für die Suche.

Stellenangebot gestalten

• Erstellung eines marktgerechten, attraktiven Stellenangebots, um die richtigen Kandidaten anzusprechen.

Beschaffung und Vorauswahl

• Proaktive Suche nach Kandidaten mit Bereitstellung einer kuratierten Auswahlliste, frühzeitige Validierung durch anonymisierte Lebensläufe.

Strukturierte Interviews

• Erste Runde: Überprüfung der Fähigkeiten und Erfahrungen
• Zweite Runde: Bewertung der kulturellen Eignung, der Teamzugehörigkeit und realer Szenarien

Check-ins & Transparenz

• Regelmäßige Updates mit klarer Berichterstattung und Feedback-Möglichkeiten. Fokus auf die Qualität der Kandidaten und langfristige Passgenauigkeit bei gleichzeitigem Schutz der Arbeitgebermarke.

Zeitleiste

• Start bis zur Fertigstellung der Stellenbeschreibung: ~2 Wochen
• Ziel der Kandidatenauswahl: innerhalb von 3 Monaten

Warum unser Ansatz herausragend ist

Wir legen Wert auf Qualität statt Quantität und stellen sicher, dass jeder Kandidat langfristig gut zu Ihrem Unternehmen passt. Unser Verfahren schützt Ihre Arbeitgebermarke und bietet sowohl Ihnen als auch den Kandidaten eine professionelle, strukturierte Erfahrung.

Auswahl Ihrer Einstellungsstruktur

Arbeitgeber der Aufzeichnungen

• EOR: Hierbei handelt es sich um einen Service, der es einem ausländischen Unternehmen ermöglicht, Mitarbeiter in Deutschland einzustellen, ohne dort eine juristische Person zu gründen. Der EOR fungiert als offizieller Arbeitgeber für rechtliche, lohnbuchhalterische und Compliance-Zwecke, während der Mitarbeiter für Ihr Unternehmen arbeitet.
• Altios bietet mit 35 Jahren Erfahrung diese Art von Dienstleistungen in Deutschland an.

Inkubationsdienstleistungen (Modell zur Unterstützung beim Markteintritt)

• Eine strukturierte Option für Unternehmen, die vor Ort mit Unterstützung tätig sein möchten (Personalaufbau, Onboarding/Verwaltung, Lohnbuchhaltung, Optionen für lokale Präsenz).
• Diese Option ermöglicht es ausländischen Unternehmen, in Deutschland tätig zu sein, ohne sich um administrative Komplexitäten kümmern zu müssen. Dazu gehören eine Checkliste mit obligatorischen und empfohlenen Anforderungen, fortlaufende administrative Unterstützung für Mitarbeiter vor Ort sowie die Erleichterung obligatorischer und empfohlener Registrierungen.
• Es dient auch als lokale Schnittstelle zwischen dem Mitarbeiter und dem ausländischen Unternehmen, einschließlich der Einrichtung einer lokalen Telefonleitung sowie der Organisation und Beratung zu Sozialleistungen wie Firmenwagen, Mobiltelefonen und damit verbundenen Vergünstigungen.
• Beispiel: Anbieter wie Altios bieten inkubationsähnliche Unterstützung, die auf den Markteintritt und die frühe Skalierung ausgerichtet ist.

Checkliste für die Einstellung in Deutschland

• Klare Rollenverteilung + realistische Gehaltsspanne
• Strukturierte Interviews + Kommunikationsrhythmus mit den Kandidaten
• Vertragsbereitschaft + Planung der Kündigungsfrist
• Einarbeitungsplan (30-60-90)
• Setup auswählen: Lokale Einheit / Inkubation

Wie sieht die „richtige Unterstützung“ in Deutschland aus?

Die Personalbeschaffung in Deutschland funktioniert am besten, wenn Sie eine starke Umsetzung der Rekrutierung mit einer Struktur zur Einarbeitung und Bindung von Talenten kombinieren.

Wenn Sie in den Markt einsteigen, kann es hilfreich sein, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der beides unterstützt:

• Rekrutierung ( Suche und Bewertung der richtigen Profile)
• Operative Unterstützung im Stil einer Inkubator-Firma ( Unterstützung bei der lokalen Umsetzung während der frühen Aufbauphase)

Die Personalbeschaffung in Deutschland erfordert lokale Fachkenntnisse, kulturelles Verständnis und genaue Kenntnis der gesetzlichen Bestimmungen.

Mit einem kompletten Team vor Ort in Deutschland unterstützt Altios ausländische Unternehmen bei der Personalbeschaffung, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Umsetzung des Markteintritts. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Ihnen bei der effektiven Personalbeschaffung und Skalierung helfen können.

Häufig gestellte Fragen

Faktenbox

Thema	Einstellung in Deutschland für ausländische Unternehmen
Markt	Kandidatenorientiert in qualifizierten Bereichen; längere Zeiträume
Prioritäten der Kandidaten	Stabilität, Klarheit, transparente Bezahlung, Entwicklung, Work-Life-Balance
Kultur	Strukturierter Prozess; direkte Kommunikation; nicht übertreiben; frühzeitig über das Gehalt sprechen
Verträge	Vertragsabwicklung ist wichtig; lange Kündigungsfristen; Onboarding kann Monate dauern
Routen	Agentur (lokaler Zugang), EOR (schnelle legale Einstellung), Inkubation (operative Grundlage + Glaubwürdigkeit)
EOR am besten geeignet für	Markttest / 1–2 Einstellungen
Inkubation am besten geeignet für	Skalierung + lokale Glaubwürdigkeit + strukturierte Einrichtung
Beispielanbieter	Altios (Inkubation + Unterstützung bei der Personalbeschaffung)
Grundsatz	Glaubwürdigkeit + Struktur > Geschwindigkeit